なぜ作業は1週間単位が良いか


担当している業務がプロジェクトのメンバだったり、社内の企画だったりすると作業を分ける単位が違いそうで、把握する方も悩んだりするかもしれない。
仕事によって、6ヶ月のプロジェクトで上流工程からテストまで通しで入るとか、あるフェーズだけ入るとかそのプロジェクトのケースでマチマチだ。
社内の企画だって、ある日を目標に他の業務の合間を縫ってマイルストーンの日までに仕上げることになる。


じゃあ、WBSを作って、スケジュールに落とすとき、どこまで詳細にしたら良いのだろうか。
あるフェーズを担当する人にとって、ひと月単位では大雑把過ぎる。
なぜなら、ひと月経ったときに「実は遅れています」と言われても手遅れになってしまい、プロジェクトマネージャはプロジェクト管理にならないからだ。
では、1日単位がいいのか、というと、逆に、進捗管理のためのオーバヘッドが掛かりすぎて、作業に向けられる時間が減ってしまう。
これも、プロジェクトマネージャは好まない。
これをするときは、プロジェクトがクリティカルな状況=深刻なトラブルが起きているときだ。


話を戻して。
では、計画時のWBSの管理単位はどのくらいのスパンが良いのだろうか。

1週間=5営業日でアウトプットがでるようにWBSを展開する。
5営業日に満たないものは、集めて、括ってしまう。


結局、人が適度に管理できる単位は1週間(=5営業日)で、それを軸に考えなさい、ということ。
小さいものは、まとめて。
1日の作業が1つ、2日の作業が2つなら、合わせて1週間の作業として、WBSのひとつの項目にしてしまい、アウトプットは、3つ並べれば、その1週間で何ができてれば良いかわかる。



1週間を超える作業も、中身を展開して1週間ごとに何ができていないといけないか、アウトプットは明示的にしておく必要がある。
例えば、設計に2週間もらっても、1週間目の終わりには、具体的なアウトプットを明示しておくことが大事だ。
そうしないと、2週間目の後半に入ったときに、冷や汗をかくか、週末の予定はキャンセルすることになるだろう。


プロジェクトマネージャも1週間単位のWBSでそれぞれアウトプットがわかっていて、展開された作業の部品ができているか知ることができれば、そのまま続けていくのか、何か起きていて、手を打たなければいけないのか判断しやすい。


ということで、WBSは1週間単位で。
でも、その中のアウトプットは展開して、何が1週間後にできていないといけないか、はハッキリしておこう。







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