読み手の労力を考えて文書を作ることの大切さ

この文書酷いんです
ちょっとした文書を改訂する仕事を振られたので、当該文書と関連する文書をいくつか読んでみたのだが、パッと眺めて「ヨシ！読もう！」とならない酷さ。
思い出してみてもこれだけでてくる。

文書構成が一望できない
冗長な構成
繰り返しでてくる内容が所々で抜け漏れがある
記載か所によって矛盾が点在している

読み手の労力を考えて文書を作ることの大切さ
この文書の対象読者は組織内に結構いるのに、こんなこんなレベルのドキュメントを配付していいのかと疑問を持たなかったのだろうか。
いや、持たなかったからすでに配布したのだろうけれど。

文書にもいろいろ用途があって、配布される範囲、つまり読者の規模があるけれど例えば組織の共通の文書ならそれをリファーする文書も出てくるし、組織の読み手の数だけ読んでもらう労力を強いるのだから簡潔に誤解を招かない構成なり言葉の表現を選ぶことが必要だと思っている。

誰かが仕事で読む文書を作るとき、その読み手一人ひとりにとる時間とその読み手の対象の人数分のコストがかかることを弁えたうえで文書を作ったり改訂することが最低限必要な心構えだ。
この心構えがないままに文書を作られると、その褒められない文書を読むだけのコストが無駄に消費されてしまうのと、その文書に問題があって差し替えられた場合に再度読み直す読み手のコストがかかるという“見えにくいコスト”を増やすだけになってしまう。

そういった観点から考えると、組織内の共通文書、たとえば規定やガイドラインなどは“頭の良い人”が作らないとそれを読む人の労力は計り知れない。

そうは言っても
実際、そうなっていないので、頭を抱えながらも、とりあえず、内容を把握しなければとマインドマップを使って再構成に手を付けるほかないのだ。