何を依頼しているのかわからないメールはテンプレで要領良く！

メールは便利ですけどね
すっかり、日常生活でもビジネスでもメールはなくてはならないツールの座を占めたといってもいいでしょう。人によっては、ビジネスのメールが日に100通も200通も受信することもあるそうだし、ワタシも同じようなものです。

思いついたらサッと書いて出せる便利さがそのメールのトラフィックの増加に輪を掛ける。色々なメールが飛んでくるから、受け手もメールを捌くのが仕事だっけ？とハッとするくらい。

で、いろいろな人から飛んでくるメールはいろいろな人が書くから、書き方も様々だし、内容も千差万別なわけで。その中から受け手としてタイセツなメールとそうでないメールと選り分けて捌くことになるのだけれど、意外と、

「これ何？」

っていうメールが少なくない。

サブジェクト　先日の件
本文　　　　　△△です。
　　　　　　　先日お話した案件のレビューをお願いしたいと思います。
　　　　　　　ポータルを見たら大丈夫なようなので、
　　　　　　　今週末には終わらせたいのですがお時間取れますでしょうか。
　　　　　　　よろしくお願いします。

何をよろしくされたのか...。
そして、そのようなメールを読むとこんな疑問が...。

宛先たくさんだけど誰宛？
何をして欲しいの？
何時までに？

依頼する側の人は、もう少し、ファシリテーションして欲しいと思うんだよ。

メール本文に標題を入れる
さまざまなメールでも誰かに何かを頼みたいとき、自分が“誰に”、“何時まで”、“何を”と希望があるなら、メール本文に“標題”をつけるのがとても読み手にとって効果がある。

サブジェクト　○○案件のレビューについて
本文　　　　　□□さん

　　　　　　　件について、下記日時で○○案件のレビューをお願いします。

　　　　　　　▼日時　2012年MM月DD日(曜日)　HH:MM　〜　HH:MM
　　　　　　　　場所　打ち合わせテーブル
　　　　　　　　議題　○○レビュー
　　　　　　　　出席　□□さん

　　　　　　　▼備考
　　　　　　　　スケジュールはポータルで事前確認しましたが、ご都合が
　　　　　　　　つかない場合は候補日を複数お知らせください。

　　　　　　　　返信希望　MM月DD日13時まで

これ、ワタシはメールの文書の書き方の型を頭の中で作っています。どんなすごいものか、というと、

▼などの記号　標題　内容

パターンはひとつ。たったこれだけ。工夫している点は、記号は▽より▼を選ぶこと。メーラでもハッキリ、クッキリ目立つから。
項目名を書くのは、自分がこれから書くメールを頭の中からひねり出すときに整理しやすくするため。

あと本文の最初に誰に頼むのか、ハッキリさせることがタイセツ。一人二人なら、名指しで。メールを受け取った全員なら、“受取各位”と。

メールを書く都度、思い出すのが面倒ならメーラのテンプレや下書きにそれようの雛形を作っておくと便利です。
月次の依頼で出すメールとかね。

見やすくすることは、自分が希望するように届くように仕向けるということです。受け手のためでもあるし、自分自身のためでもありますから、メールはテンプレを使って、見易く書きましょう。