ミーティングに来ないエンジニアをどう出させるか

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ミーティングの意味
仕事を上手く進めるために情報共有は大切で、その共有は一方通行ではなく双方向の“意思疎通”でないと意味がないですね。特に、期限があるプロジェクトなら殊更です。

ミーティングの位置づけがプロジェクト内のチームメンバとの週次のミーティングなら、顧客とのミーティングのあとには顧客とのミーティングで決まったこと、課題の方針、スケジュールの調整など、出席者からフィードバックとして伝えるケースや宿題となった課題を解決するためのアクティビティの調整などチームメンバが夫々持っている情報を出し合うことが必要なものもあるわけです。

一方通行の情報伝達もただメールやポータルのようなもので展開すればよいと思い勝ちですが、そういった情報は実はほとんど見ないと困るまでプライオリティが高くならないですね。
＃自分がそうだから。(えへッ


ミーティングに来ないと何が起きるか
ただ、それをプロジェクトでやられると困ることが起きる。例えば、データセンターに入館するときの作法とか客先でのPCの扱いだとか。そういったものは地味だけれど、必ずチーム全員の前で逐一説明して“理解したことを確認する”ことが必要になります。それを怠ると、客先のLANにメンバが繋げちゃったり、手続きをしないと今週から監視しているからアラートが上がるよと周知したはずなのに、システム変更を“うっかり”さんがやってしまう。
＃いまどき全部始末書ものですわな。

そう考えると、一方通行のミーティングってプロジェクトにはほとんどなくて、何らかしかの“意思疎通”があるものです。


時間に来ない
まぁ、ほら、大切なんだよねーといくらプロジェクトマネージャが思って場をセットしても、メンバにはその“大切さ”が身をもって実感していなければ、まぁ時間通りに集まらないことが多いですね。
なぜなら、

“身をもって何らか実感しないとインセンティブが働かない。”


から。
“痛い思いをした”とか、“良い目にあった”とか。あまり良い目にあうことはないと思うけれど。
それに時間通りに集まらないメンバって、大体、自分の組織のメンバなことが多い。バートナー様はきちんと時間どおりに集合されるのに。


やっぱり、躾です
あるプロジェクトでは、朝一でメンバが集まらないから、午後にしてみてもやっぱり集まらない。そのプロジェクトのプロジェクトマネージャもデイリースクラム(＝朝会、日次ミーティング)の大切さをホント理解していなかったからメンバに声を掛けようとするけれど、来ないメンバに強制しない。プロジェクトマネージャとして、デイリースクラムに対するインセンティブが働いていないわけ。

そうもすると、プロジェクトは目に見えておかしくなっていく。

  • 誰が何をやっているの？
  • 自分の仕事のあと、誰と連携するの？
  • そもそも予定とおりに進みません。○日遅れそうです。


そりゃそうだ、だって、プロジェクトマネージャがミーティングに参加するメンバから関心のあるところだけ聞いているのだもの。そりゃ、後手後手になるわな。

この問題はミーティングばかりが問題じゃないけれども、ミーティングにメンバを“全員強制的に参加させる”躾をすることでかなりの部分は防げた。
＃キッパリ


インセンティブに気付かせる
とても単純な理由。それに気付かないのは、プロジェクトマネージャにインセンティブが働いていないから。で、プロジェクトマネージャを呼び出して、今の状況の問題点を一つひとつ確認していく。そうね、傷口に塩を塗るのだからプロジェクトマネージャは嫌だったろうなぁ。事実を確認するだけなんだけれど。

で、少しだけ変えるようにアドバイスして行動を変えてもらうことを約束する。

  • 全員集めなさい。
  • 一方通行じゃなくて、アナタが話したら、メンバがどう理解したか聴きなさい。


で、直ぐに効き目があるわけです。だって、見えないことが見えてくるわけだから。メンバだってモヤモヤしてたことがこのミーティングに出れば、“双方向の意思疎通が働くから”欲しい情報を全員から取れるし、逆に「○日から環境を占有すますよ」と伝えることができるのである意味成功体験が得られるのでインセンティブがやっと働く。

これは、プロジェクトマネージャのコミュニケーションスキルの話のようにも見えますが、本質的には、プロジェクトマネージャとメンバへの躾の面が高いです。

上手くやるために守らないといけないことは守らせる。


躾、大事です。