主催する会議を実のある結論を得るために注意したい5つのポイント

それを世の中では「無茶振りというんですよね」って出席者に同意を求めたら「そうだよねー。」って言ってくれたので無茶振りに近いボールを投げられたんでしょう。そのボールを投げてきた相手が相手なので取らざる得ないっていうか。こっちも意識しないで“取りに行っちゃった”っていうか。

会議の出席者を厳選しよう
会議に出席する人は少なければ少ないほど効果的に進められます。通常、会議は開催時間を決めて召集します。例えば、

開催要領
日時　2013年 4月 5日(金)　13時〜14時
場所　A会議室

こんな具合に開催案内を出すでしょう。時間がタイムボックスとして決められていて、その時間の中で議論したい若しくは周知したいことを出席者に応じてもらわなければなりません。

タイムボックスがあるわけですから、出席する人が増えれば増えただけ発言する機会と時間が減ります。周知して了承してもらうだけなら必要な人だけ招集すればいいのですが、議論をするならそのテーマで発言して欲しい人が発言できる時間を確保しなくてはなりません。ですから、招集する人はとりあえず声をかける、はチョット思いとどまったほうがいいのです。

難航しそうな会議ほど開催案内で背景を説明しておこう
会議を招集して議論して結論に至るまでの流れが事前に想定できるなら、開催主旨の説明は簡略化してよいと思いますが、ブレストしたいような、その上で方向性を見出したいようなテーマの場合、会議召集する案内にはその背景を書いておいたほうが良いでしょう。そしてその上で、何を会議のアウトプットとして求めているのかまでを説明できればより良いでしょう。

想定する結論を持っていないなら意見を傾聴しよう
会議のテーマが壮大だったり、漠としていたりするとき、開催者自身がその会議の終点を見極められないこともあります。そのようなとき、一体どうしたら会議として成立するかを考えなければなりません。会議として成立しないと、日を改めて継続審議を執り行う必要が出てきます。その際に、前回の会議が会議開催の目的に少しでも近づいていなければ、出席者は次第に理由をつけて参加しなくなります。

もう一つ、召集する人を絞ると言うことは、意見を聴く機会を設けると言う意思でもありますから、出席する人全員の意見を聴きたいし、出席している人の発言を促さなければなりません。

そこには、会議を開く以上、目的に近づけると言う大きな意思もありますが、出席してもらった以上は意見を聴いて議論に必要な意見を汲み取りたいと言うこともあります。

そのためには、会議に出席している人には発言を促すことを振舞う必要があるし、発言している人がいる最中には、他の人がさえぎらないように交通整理をする必要があります。そのような環境を構築した上で、発言する人の意見を受け止め、理解する、までは開催者としてしなければなりません。

会議の道筋を立てよう
議論が熱中するとタイムボックスを使い切って、尻切れトンボになることはよくあることですが、ときを見ながら、会議の流れが今どこに進んでいるか、を会議の出席者にわざわざ告げることも必要でしょう。

さらに、残り時間が迫ってきたら、今までの議論を3行でサマッて会議の終了までにどこに着地するつもりなのかを示す必要があります。どこまで辿り着くかを会議に出席している人に知らせることは、会議の成果を共有することでもあります。そして、その次の会議が必要なのであればその必要性も理解できるわけです。

次回の会議も出席してもらうために
会議の最後には、キチンとその会議での出た主な議論や課題など見繕って共有し、今後のアクションが必要なのか、次回の予定の案内方法などを示して会議出席者の次回参加へのロイヤリティを確保することも忘れないようにしましょう。