相談しやすかったり、集中できる仕事のしくみの作り方

プロジェクトチームで仕事をしていると、情報交換をしたり、リーダにレビューをしてもらったりすることはメンバ夫々にあることです。というか、それがやりにくい環境だと仕事が進まないのでさすがにないと信じたいです。

でも、自分が急ぎの仕事を抱えているときには、

「すみません、今良いですか？例の仕様変更の件ですが……。」
(ジトーっと見つめられ…)
「あー、良いですよ。」
(ホントは後にしてもらった方がウレシイだけど……なんとかなるかな……)

こんな風に割り込まれるケースって良くあるじゃないですか。でも、プロジェクトマネーやSEリーダなら気にしないでいいんです。その役割の中にはメンバの相対をすることも含まれていますからね。
＃厳しいこと言いますけど。

相談しやすい環境ってどんな環境？
じゃあ、プロジェクトメンバがお互いに相談しやすい環境ってどんな環境でしょうね。想像つきますか。意外ととうか全く意識しないんですよ、普段は。さすがにプロジェクトがおかしくなり始めるとコミュニケーションがギクシャクしてくるので会話を意識するようになるんですけど、何せ悪くなってからだから。相談しやすい環境を作るために態々環境を悪くするものバカですもんね。

相談されるより、相談する方が気を使いますよね。何で気を使うかを考えてみたらハッキリ理由が言えるほど普段考えたりしないですよね。

相談しにくい
　↓
割り込んで悪いと思う　←　どうして相談しにくいと思う？
　↓
相手の仕事を中断させちゃうから　←　中断させちゃうのはどうして？
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仕事の切れ目がわからないから

そうなんですよ、仕事の切れ目が分からないから、今相談しに行ってもいいかどうか迷っちゃうわけです。なら、どこに仕事の切れ目があるのかわかればいいんですよね。こちらが急ぎでなければ、相談する相手の仕事の切れ目がわかればそこまで待てるならそこでいいわけです。「その切れ目のときに相談させてね♡」と言えばいいんだから。

ほら、目から鱗でしょ？相談しやすい環境って相手の仕事の切れ目がわかる環境なんですヨ。

仕事の切れ目がわかるしくみ
その“仕事の切れ目がわかるしくみ”はどうやって作ればいいんでしょう。メンバ一人ひとりの仕事の切れ目を知ることが出来ればいい、とも言えます。

そんなことは分かっているから「早く教えて！」て思う人はもう少し一緒に考えましょう。何か困ったときに、自分で解決手段を見つけられないと人から教わることを鵜呑みしかできなくなってしまいますから、ね。

仕事の切れ目を知りたい　←　なぜ知りたいの？
　↓
相談しやすくしたいから　←　切れ目を知ってどうしたいの？
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急いでいないことは仕事の切れ目で相談したいから　←　仕事の切れ目は誰が知っているの？
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仕事をしている相談相手　←　相談相手がどんな仕事をやっているか知っているの？
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進捗ミーティングのときに“何となく”聞いているくらい　←　進捗ミーティングはどのくらいのタイミングでやっているの？
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週1回とか　←　自分の仕事、5日後にどう進んでいるか想像できる？
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無理。毎日変わっていく。　←　毎日進捗がわかるようになったらどうなる？
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その日にやることは確実にわかる　←　相談したい相手の予定は？
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毎日知ることが出来れば、忙しいか余裕があるかわかる、と思う　←　毎日進捗やるとしたら？
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相談したい相手の仕事の切れ目がわかる

はい、答えがわかりましたね。毎日、お互いのその日の予定がわかればいいんです。午前中は忙しいとか、顧客との会議で外出予定があるとか。今抱えているタスクが15時には終わる予定、とか。

何か、拍子抜けかもしれないけれど、1日のどこに余裕があるのか無いのか、それを共有するんです。そうすることで相談しやすい環境を作ることが出来るのです。

これって、チョー急ぎじゃないんだったら切れ目に相談させて、って言えるし、急ぎなら急ぎで相談したいことがあるとそれを知る場で言っておけるんですよね。それって、仕事に手を付けている最中でないのですよ。そう、間に割り込むんです。逆に言えば「午前中は急いでやる仕事があるよ。」と宣言できるから、その時間帯の割り込みをそのチームの中からは低減することが出来るんです。それは、その急ぎの仕事に集中できること、でもあるんですね。

これこそ、メリハリの利いた仕事の仕方ですね。