処理しきれないほどタスクを積まれたときにパニックにならないで片づけるための工夫

ワタシだってコントロールできないタスクを急に積まれたらアップアップしちゃいます。そのアップアップしちゃう感覚がどんな感じかと言うと「心理的に詰め寄られて呼吸しにくくなる」と表現するのが一番しっくりいくのかもしれないです。なんか、こう、

「わー積まれちゃったよ。他にアレもコレも予定していたのに！！」

みたいな。でも積極的にタスクを片付けたいと言うわけでもない。だって、片づけやすいタスクなんて先に終わらせちゃっているに決まっているじゃないですかー。

で、どうするかと言うと詰め寄られてワタシのペースで呼吸がしづらいのですから呼吸しやすくするために、イメージとして手を広げられるような空間を作るれるようにしたい、と思うんですね。こう、深呼吸のために手を広げてスペースを確保するような感じに。それをタスクでどうするかというと、何かの基準で予定していたタスクの上とか横に積まれたタスクをひっくるめて「どれか1つのタスクをまず片づけちゃおう。」と心に誓うのです。

よくあるケースが、今日やろうとしていたタスクがあまり気が進まなくて先送りしていたタスクだったり、その積まれたタスクが手間がかかるタスクだったりということ。だから

「早くやっておけばよかったのに＞自分」

なんていうことは身につまされる人も多いんじゃないか、と思うんですけれどね。それともみなさんは淡々とこなしているのかなぁ。

いづれにしてもいつかはやらないといけないわけで、それを先送りしていた、いやね

「締め切りが一番遅かったのが気乗りしないタスクだったんだよ！！」

と言いたいですけれど自業自得ですからね。

タスクをたくさん積まれたときにどれから手を付けようかな？
目的は、自分の空間の確保です。それを言い換えると、自分のタスクのペースを取り戻す、という言い方もできますね。それを達成するためには、兎に角、何かしら片づけないとそれができないですから手を付けるわけですがその手の付け方が思いつきだとあとあと「失敗した！」という事態になりかねませんから注意が必要なんですよ。

ワタシはやっぱり1番気にするのがタスクの締め切りです。仕事なので、やっぱり納期があるものですからそれまでには合わせて納めたい。そうした納期のあるものは必ず後工程の人が待っているものなので、ということもありますが。

1番目は納期。だから、積まれているタスクを並べて「どれが一番〆日にちが早いかを確認します。あと、時間指定があるならその時間も気にします。今日の15時〆ならその時間までに到着していないとまずいので。

もし同じ日にいくつも納期がかなっていたらどうする？
コレもよくあるものです。ミーティングの前日、週末、月末、期末、工程の終了時期、などなど。そうしたイベント日が重なっているときに提出するものが多くなるんですよね。

で、じゃあどうするかって話です。良く考えましょう。ワタシは一人ですからね。その瞬間には1つのタスクしかできないんですよ。2つはできない。2つやっているという人は、自分でない他の人の手間が必要な部分を先に渡しておいてその間に別のことを片付けたあとに先のタスクで他の人がやっていたことを回収して仕上げるからあたかも2つやっていると思っているけれど、それは違うんですよねー。自分の時間は自分でしかタイムシェアリング出来ないんですから。

ワタシはその締め切りの近いタスクでそのタスクの内容を見て、融通が利くかどうかを判断します。で、融通が利きそうだと思ったらその人に連絡して、ちょっと送らせてもらえるか個別対応の調整をしちゃいます。

「これ、全部回収しても1件ずつ処理しますよね？」
「そうですね。」
「じゃあ、五月雨でも大丈夫ですよね？」
「そうですね。」
「いつまでに終わらないと拙いんですか？」
「今週末です。」
「実は他の締め切りもあって明日中でどうですか？」

と調整できるケースもありますけど、出来ないケースもあるわけです。その場合は仕方がないので分担するしかないのです。で、周りにお願いするのです。仕事ですからね。助け合いですよ。助け合い。