当日現場で嵌らないためにトップダウンで考える作業の段取り

アナタはどっち派？
あなたは、仕事のアウトプットの作業手順を考えるとき「ボトムアップで考える」、それとも「トップダウンで考える」のどちらですか。そもそも、何かをアウトプットしようとするとき、自分はこの2つの観点のどちらだろうかなんて考えたことがあるでしょうか。

これまでそれなりのエンジニアの方たちと一緒に仕事をしてきたけれど、何となくだけれど、

　ボトムアップで思考する　＞　トップダウンで思考する

の関係が成り立っているような気がしてならないです。ま、ワタシの経験的な感覚なのですけど。なぜ、そう感じているのかと言えば、例えば、システム構築時の作業の段取りを建て付けて欲しいときのそれを頼むと、局所的な作業手順が出てくることが多いからです。

システム構築をするなら、作業手順書だけを作って作業日にデータセンタへ赴いて作業するつもりでもそれではうまくいかないのは確実で、作業手順書はもちろんのこと、作業の準備から作業の完了の確認までの作業に掛かる全体の段取りも準備していかなければせっかく作った作業手順書さえ碌に作業を着手することもできずに1日を棒に振らなければならないかもしれないです。

実際あった事には、作業はデータセンターで行うのですが事前申請と許可が出ていないとデータセンターに入ることもままならないのに、その申請が通っておらず……なんてことがありました。そのときは手続きが途中で滞留していたことを突き止めて、処理をしてもらって何とか作業にこぎつけたんですが。だって、そうもしないと作業の進捗を1日＊人数分をドブに捨てるようなものですからね。コスト面も進捗面も痛いから。

ボトムアップから考えると自爆します
作業の段取り一つにしたって、実際のシステム構築の作業手順から考えてしまうと、他人が絡む作業や手続きが後回しになってしまって、結果的にドタバタしてしまう光景はまるで日常のように思えてなりませんが、そうした、所謂、段取りの悪いことの進め方はワタシにはどうも好きになれません。

しばしば、こうした作業手順を作成してもらうと、メンバは作りやすいシステム構築の作業手順書から手を付けようとします。これはこれで必要ですが、全体を見回した上で作業のリードタイムが必要なことから手を付けておいた方が楽に進められます。

得てして、作業手順書から手を付けるメンバは、作業の全体の手続きを考えておらず、先のデータセンタの入館手続きとか持込み申請などを直前になってから気づいて、慌てて駆け込んだりお願いして頼み込んだりすることがあります。そのようなことがあると申請を受ける側も手続きをしてくれても特急便での作業となると手続き漏れがあったりして双方で悲しいお知らせと復旧作業に無駄に労力を掛けないといけないことになります。

システム構築の実際の構築作業は一つの作業であって、データセンターに入館する手続きやら関係者への連絡やらを考えるとそれはそれで思ったより多くの手続きをしていることを認識すると思います。こうしたことも一つひとつ言語化、文書化しておかなければ大切な作業と認識しないですから。

複数のメンバが関わるのであれば手続きの共有や何かトラブルが起きたときの対応を関わるメンバが誰でもできるようにしておくことが大切だし、作業を確実に終えたり、トラブルが仮に起きても適切に対応させたいのであれば、そうしたことを記した文書を作成するということが当たり前で普通なことだけについつい手を抜きがちだけどやっぱりやっておかないといけないことだと改めて理解できると思うのです。