タスクの順番は「機会価値と影響評価」で決めよう

忙しいときに限って、急な割り込みのタスクが入ってくるものです。ほんと「今は勘弁！」見たいなときに限って。でも、それたしかに自分じゃないと「間に合わないだろうなー」っていうこともある。今抱えているタスクと優先順位をきめるのって、面倒と言えば面倒。

少し前の週末、予定していたいくつかタスクの順番を考えていたら急な割り込みが入ってきて、こんな感じに考え、やり過ごしたのを再現してみます。

それまでのタスクと新たな割り込み
週末は伸びきった庭の手入れをしようか、それとも家庭菜園の雑草取りを先にしようか、はたまた、金魚の水槽の掃除をしようかとそれぞれのタスクをどうしようかと思っていたら、子どもの「夏の大会があるよ」って言われてちょっと思案。

優先順位の判断基準作り
庭の手入れはだいたい春〜夏、秋〜冬それぞれで1回程度に手入れをしているのでタスクの頻度は半期になります。家庭菜園の雑草取りや手入れの頻度は毎週したいところだけれど隔週がせいぜいなところ。金魚の水槽の手入れはフィルタの目詰まり具合が週次のサイクルに。それらのタスクに子どもの行事が割り込みをかけてきたわけです。で、こちらは一生に1回なわけです。これを逃すと次がない。来年は進学するし、同じ部活をやるとは限らないので。

子どもの応援タスクが割り込む前の優先順位は、金魚の水槽の掃除＞家庭菜園の手入れ＞庭の手入れ　だったのです。そこに子どもの応援が割り込んできて、価値判断から、応援＞金魚の水槽の掃除＞家庭菜園の手入れ＞庭の手入れに優先順位を変更したんですね。

機会価値と影響評価
子どもの応援は、一度きりの機会だったので。

金魚の水槽の清掃はフィルタが目詰まりすると汲み上げた水が濾過が間に合わず溢れてしまう。水槽のガラスの汚れは目を瞑るとしてもフィルタはその目詰まり状態から多少は先延ばしできる。

家庭菜園の手入れは、雑草を取り払い、支柱により紐で結び付けたり、摘心したり。1週間先延ばししたら、一節くらい成長してしまうかも。でも、雨続きでしばらく手入れをしていないので1週間程度さらに先延ばしになっても大勢に影響しない、かなと。ホントは毎週ちょとずつ手入れしたいんですよ。

庭の手入れは、3メートルくらいの中程度の樹の枝払いがメインで。もう1本の樹は3週間くらい前に枝払いしたのでさっぱりしているけれど、残ったほうは、ぼうぼうな状態。でも、これも1週間や2週間先延ばしになっても枝が太くなって切る労力が増えるだけだし、半期に1度のサイクルなのであきらめはつく。

価値判断の評価ロジックとリソース
こうしてふりかえると、機会の価値と予定していたタスクを先延ばしすることでの影響を想定して、優先順位を下げることで失うだろう価値と比較していることがわかります。

仕事でも同じですよね。割り込みのタスクが優先順位が高いとオーダが入ったときに、手持ちのタスクと並行してはできないから、優先順位を付け直すわけです。そのプロセスは同じです。

タスクを実行するリソースは自分しか持ち合わせていないですから、シーケンシャルにしかコトは進まない。一部は外に投げることができたとしても、アウトソース仕切れなければ結局自分に戻ってくる。アウトソースしてもオーダ時の説明と完了時の受入検査はやらないといけないから、自分のタスクは100%○投げはできないんです。

評価基準は根拠なく変えない
こういった状況下での優先順位付けは、その評価基準自体は変えないほうがいいです。組み替えた優先順位の高いタスクが終わった後、次はどうしようかと再評価するときに評価基準が変わってしまうと前に終わらせたタスクはなんだったかなぁとなってしまうからね。