確実に、早く、仕事を終わらすための仕事の進め方

ちょっと上から「相談があるんだけど」と声を掛けられて席まで行くと、なんとも危険な笑顔で待っているんですよ。その横には仕事仲間も座って待っている。これは「何かのフラグかな」とちょっと警戒レベルが急上昇しちゃうシチュエーションですよね。

相談内容を聞くと、仕事仲間が担当している仕事の上で現状の状態が良くない状況があって、まずは現状調査をしたいのだけれどそれを手伝って欲しい、と言うことらしいんです。はい、仕事ならやりましょうか。

ゴールをすり合わせよう
まずは、先方のやりたいことを伺います。その説明の都度都度、「その現状が良くない状況」や「調査したい範囲」とか「どうしたいかの観点」を聞くわけです。

なぜだかわかりますか。

想像つくと思いますが「ゴール」を確認するためです。なんでも、何かする＝やりたいことがある、ですから。それもそのやりたいことは「こちら」にあるわけじゃないんですよね。先方にある。だから、何をしたいかをお聴きする。

ゴールの品質についてすり合わせて定義している、と言うことになります。

ゴールのイメージは具体的に伝えよう
そこで大切なことは、ゴールのイメージについて仕事を請け負ったほうからも伝えることです。あなたの依頼をこのように理解したので「こんなふうなアウトプットを作ろうと思っています」と。

自分が持ったゴールのイメージは、イメージできるレベルまで具体的に想像し、相手にそのイメージを具体的に伝えてください。そんなイメージまで伝えなくても「誰だってわかるよ」は手戻りの原因になります。それが惜しくなければどうぞ、そのように進めてください。

すり合わせは方向性を間違えないため
なにも厳格な仕様を決めて、一切変更は応じない、と言うわけではありませんよ。アウトプットの方向性や確認しておきたいアウトプットのイメージは表現できる範囲であわせておきたい、ということです。アウトプットの方向性があさっての方に行かないようにしておきたいだけです。

納期も確認しよう
さらに、説明をしてもらった最後には「それ、いつまでに欲しいですか」と聞くことも必要ですね。で、なぜか依頼人が複数いるときの希望納期が違ったりするのは味わい深いですよね。じゃない、どっちか、なぜその納期でなければいけないのかを確認します。

ふうつ、依頼者がいる以上、ワタシの作業の後はその依頼者が何らかの作業をするのでしょうから、本当の依頼者自身の納期を踏まえたスケジュールを考慮して伝えてくれるでしょう。でも、それをすっ飛ばして納期を言ってくる人もいるので気をつけましょう。気をつけておかないと、後になって納期を「前倒し」してくるので。

具体的に作業をイメージする
いったん解散したら、自分の仕事の組み立てをする必要があります。段取りを考えるんですね。ゴールはすり合わせたけれど、それは先方とイメージ合わせをしただけで、品質の定義をしただけです。それでは、仕事は始められません。手順、作業になるまで具体的に作業をイメージして、分解するのです。

作業の依頼者の説明は、その依頼者が「自分でやるならこうやる」とイメージしながら説明することが多いです。でも、それは依頼者の作業の仕方であって、ワタシがそれを踏襲する必要はないのです。自分のやりやすい楽で早いやり方を組み立てられれば言いのですから。

1つ目の作業結果を見せる
とはいえ、どんな仕事もこのまま自分の請け負った仕事を完了するまでやりきってはいけません。必ず、最初の1つ目の作業をしたところで、一旦、依頼者に見せてあげるのを忘れてはいけません。なぜ、「途中で見せるのか」ですって。それは、ゴールまで作業の完了まで進めてしまってから見せて「違うよ」と言われることを防止するためです。平たく言えば、これも手戻りの防止策の一つです。

自分の納期を8割のところにおく
あと、スケジュールですが、納期に自分の作業完了を合わせてはいけないです。全体の日程の8割程度に自分で納期を再設定するのがいいのです。もちろん、すぐに終わるのなら、すぐに納めてしまうことに越したことはありませんけど。

ワタシの経験上、これが一番確実に、早く仕事を終わらすことができるやり方です。