今一度、キミに伝えたいプロジェクトマネジメントをコントロールするためのマインドセット

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システムエンジニアとしては十分優秀で、技術力もあるし、自分の意思を持って中規模程度であればプレイングマネージャとしても能力を持っているエンジニアが少し大きめのプロジェクトマネージャにアサインされてアワアワしているところを見て、思った以上に「苦戦しているなぁ」と。


実際の仕事場では、プロジェクトマネージャ本人はアワアワしている張本人なので自分の振る舞いを客観的に観察することは難しいだろうし、メンバならプロジェクトマネージャがアワアワしているとプロジェクトマネージャに振り回されれて忙殺されるか担当している機能の実装だけに関心を寄せているなど、いづれにしても同じ穴の狢で自分たちプロジェクトチームの現状を理解することは難しいものです。


そうした優しさのバイアスをかけ見た上で、そのプロジェクトがどうしたら思うようにできるのだろう、何を伝えたら振る舞いが少しは変わるのだろうと思ったのでした。


プロジェクトはシナリオがあれば半分は成功する
実務でもことあるごとに機会があれば伝えているのですが、プロジェクトは合意された品質の成果物を納期までに納めることがお仕事です。


合意された品質の成果物を作るために、成果物は部品化され、部品を作成するための作業に分解されます。これからもわかるように、プロジェクトは成果物を作成するための作業そのものです。


ただ、その作業も思いつきで手をつけていいのではなく、作業の順番に制約を受け、順序立てて作業をする必要があります。そこには物語があり、シナリオがあるのです。ですから、成果物を作成するシナリオを作れたら、基本的にはプロジェクトは半分成功したようなものです。


でも実は、シナリオどおりにはいかない
ただ、その青果物のシナリオどおりに行かないのが世の常であり、それはプロジェクトチームのメンバに起因することもあれば、外部要因により影響を受けることもあります。


基本的に、せっかく作ったシナリオは、そのシナリオどおりには１００％すすまない、と思っていた方が心が乱されることが少ないのです。


気休めは棚に上げて、ではどうして作ったシナリオどおりにいかないのか。それは作ったシナリオの全てが思った以上の成果をあげる、つまり、PMが組み立てるシナリオ以上の成果を得られると過大評価しているからです。


一方、プロジェクトに関わらる多くのステークホルダの成果や貢献は、プロジェクトマネージャが想定するシナリオに対するパフォーマンスより過小でしかアウトプットしないのです。


ここでシナリオと現実のアウトプットの較差が生じるためにシナリオどおりにいかない、と実感するのです。


不確実性コーンよりマイルストーン
プロジェクトには様々な要因によりせっかく作ったシナリオどおりに行かないのになぜWBSを作成し、時間軸である日程を入れて作業を進めようとするのでしょうか。


それはWBSの部品を集め、部品からロットにしていく日をマイルストーンとして設定し、そのマイルストーンに向かって納期を守るようにプロジェクトのステークホルダやメンバに知ら示すことを目的としているからです。


プロジェクトを始めた段階ではプロジェクトのシナリオが思うように進められないのは、プロジェクトのスコープを成果物が兼ね備える品質として成果物に押し込むことができていないからです。


プロジェクトが開始した時点ではまだ、概念でさえないこともあるのです。それをWBSを分解不可能な単位までに詳細化を進めることで不確実性は段階的に最小化されていきます。


その段階の切り替わるタイミングがマイルストーンなのです。ここから不確実性コーンという言葉があることを知っていても損ではありませんが、プロジェクトを思うように進めたいならマイルストーンをコントロールポイントとして設定する重要性を理解して使える方が何倍も役に立つのです。


遅延を見過ごさないマインドセットの涵養
マイルストーンをコントロールポイントとして使うということは、プロジェクトを俯瞰してみればマイルストーンごとにマイルストーンの中に含まれるWBSの進捗の辻褄を合わせていく、ということになります。


これはWBSごとの不確実性を起因とした遅延する要因が現実に発現したとしても、マイルストーンの中のWBSを組み替えてでも終わらせていかなくてはならないし、それが納期に成果物を完成させるための作業をプロジェクトマネージャが率先して取り組まなければならないということを意味しています。


プロジェクトマネージャがメンバと一緒になって遅延している理由を述べているだけで、マイルストーン内で完了させるためのアクティビティに取り組まないのであれば、プロジェクトマネージャのマインドセットそのものがプロジェクトマネージャに必要とされる基本スキルの育成が必要であると言わざるを得ないです


ここで言いたいことは、デスマで無理な納期を無策で突貫するのではなく、シナリオどおりに納めるためにマイルストーンのロット単位でプロジェクトをコントロールするマインドを持って取り組もうとする思いを具体化しよう、ということなのです。