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プロジェクトマネージャ初心者だったときに意識して気にしていたこと

初めてプロジェクトマネージャをしたとき、それはもう、ドキドキでした。初めてだから、「失敗したくない」「成功させるためにはどうしたらいい」という感じで。

まあ、今ならそんな心配しても、なるようにしかならないんだけどさあ、みたいなことしか思いませんけど。嫌ですねぇ、オジサンになるとわかったようなこと言うようになって。

幸いにも自分がプロジェクトマネージャをやっていたプロジェクトでは失敗がなくて、それもこれもチームのメンバや周りに助けられて、いや、お互いに助け合ってやれたからなんでしょうね。今こうやって振り返ってみても、チームで困ったことはなかったからねぇ。

それで、初めてプロジェクトマネージャをする方にワタシが初めてプロジェクトマネージャをしたときに気をつけていたことを共有しますね。何かの足しになれば。

計画を作る

計画とはプロジェクト計画書ではなく、WBSです。とにかく、WBSを最初に作る。WBSを作って、考えるんです。このプロジェクトをどうキャリーしていこうか、と。

最初からプロジェクト期間の分だけ日程を取ってしまいます。短いプロジェクトもあれば1年以上のプロジェクトもあるでしょう。その期間を入れてしまいます。期間を入れたら、まじまじと何月から始まって、何年の何月までかかるのかとか思いながらみるとこれからやることがその期間でできるのだろうか、とか思ったりします。

そう思ったら、今度は工程やサブプロジェクトなどの大項目の単位で行を埋めていきます。大項目を入れながらその上に、マイルストーンをわかっている範囲で入れていきます。

WBSの工程に戻って、大項目を入れ、中項目に展開し始めるとそのレベルで依存関係に気づくことがあります。またそれをマイルストーンに繋げてみたりします。

WBSはプロジェクトの期間にもよりますが、直近のWBSは具体的に詳細化する必要がありますし、ずっと先なら中項目レベルで一旦は置いておくくらいにしておきます。

アウトプットを紐付ける

さて、直近のWBSを考えるわけですが、一緒にしておかないといけないものがあります。それがアウトプットです。アウトプットをつくるためにプロジェクトが存在するのですから。

なのでWBSにアウトプットを紐付けます。この作業が完了すれば何のアウトプットができるのかを紐づけておきます。これを契約書に書かれたアウトプット全て行います。

なぜこれをこの段階でしておくかといえば、プロジェクトマネージャ自身が忘れてしまわないためです。契約でお仕事をしているのですから、契約に書かれたアウトプットが揃っていなければ、対価は支払われません。

契約書にはアウトプットの提出時期や工程まで書かれている場合があります。そこまで仔細に決めるのかと思うかもしれませんが、中間での費用請求ではよくあることです。なんとなく、時期を指定されると狭苦しく感じるかもしれませんが、これは逆に捉えらたほうがいいです。どういうことかと言うと、提出する期限がなくても、どっちにしても工程ごとにアウトプットを作らないといけないことは変わりません。期限が最終提出で良い場合は、そのあたりのスケジュールを全部自分で立てなければなりません。これは顧客も同じで最後に全部揃って入ればいいよ、と言いますが、これが危ない。この言葉に合わせていると工程の一杯まで検討をするようになってギリギリでしか仕様が確定しません。

なので、契約書で期限がった方が工程は何時何時だから検収を考えると2週間前にはレビューがほぼ終わっている必要があるとか、1週間前には提出するから見れくれとかリクエストするんです。

そうした段取りを含めて考えないと後続工程の準備なんてやっている時間がないことがWBSを詳細化してアウトプットを紐づけていくことで次第に分かってきます。

毎日更新する

もうですね、WBSを毎日見ないと。前日の進捗を確認して、今日の予定を確認して、会議の準備の段取りをして、と。プロジェクトマネージャのプロジェクトが完了するのはすべてのWBSを終わらしても続きます。契約の手続きのための最終のアウトプットを揃えたり、挨拶したり、報告したり。そこまでやっって初めて終わりです。

そういった付帯作業まで含めてプロジェクトです。

まとめ

最初から必要な項目をWBSになんて書くことはできません。できたら神様級です。でも、普通はできないものです。だから、毎日見て、毎日更新して、先々を考えるんです。つまり、WBSこそプロジェクトマネージャがプロジェクトをどうやってキャリーしていこうかと考えの詰まったアクティビティの塊なんです。

と言うことで、WBSを書くことが初めてプロジェクトをやることになった方のお仕事なんです。