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課題はトラブルになってから這い寄ってくる 

日々、顔を見ていないと段々と忘れてしまうもの、それが課題管理です。

多くのプロジェクトではExcelを使って、使いはじめたはいいけれどプロジェクトチームのメンバは誰もが自分のタスクで一杯いっぱいで忘れたわけじゃないけれど、優先順位が低くなっていくパターンなのではないですか。

課題の放置は危険がいっぱい

どんな些細な課題でも課題として起票したときは、まだ課題なんです。ところが些細な、小さな課題も放置してしまうと、後々の作業のボトルネックになったり、手続きが滞って、プロジェクト全体の進捗にインパクトを与えたりすることがあります。

大体、課題はプロジェクトの問題を解決するためにわざわざExcelに書き起こしているのですから、放置しておけばその問題が強化されて手に負えなくなるのは自明のことです。

目に入らなければ優先順位が下がる

人の習性として、視覚に入らなければ気にならなくなるものです。逆にいえば、気になることは視界に入ってくるようになります。

これは普段の日常生活で経験している方が多いですよ。買おうかどうしようか気になると、急に街中でみかけるようになります。これは無意識に探しているんです。だから、思っていたより持っている人が多いことに気づくんです。

課題管理も同じです。サーバの中にあれば、ディレクトリまで辿って、ファイルを開かなければ視界に入ることはありません。視界に入らなければ、ましてや課題が自分の担当でなければ後はどうなっていくかは想像がつくと思います。

課題もWBSのひとつです

課題は解決しなければならないプロジェクトの問題だ、と先に述べているようにプロジェクトとして進捗させなければならない作業のひとつです。

ということは単なる作業です。

ちょっとWBSと違うのは、このアウトプットを作るのにこの作業をすれば良い、というようなインプット、プロセス(ツール&テクニック)、アウトプットが決まっているわけではありません。

わかっているのは、この3つです。

  • 問題
  • 問題を放置したらどうなるかという最悪の予想
  • 解決したい期限

結局、期限があるのは同じなので、進捗させなければならないことは「同じ」なのですから、WBSに課題のカテゴリを作って、朝会でWBSに混ぜて問題の解決状況の確認と判断をしていくのが良いのです。

二重管理にしないために

課題管理をExcelでやってしまうと課題管理自体のExcelWBSの両方に課題のことを同期を取って管理して行かないといけなくなるので、ちょっと面倒です。

この面倒も危ないです。面倒はそれこそ問題で解決しなければならないことです。課題の問題を解決しようとして自分でやらなくなる原因を作らないようにしなければなりません。

一番お手軽なのはチケットシステムを使って、課題も作業と同じチケットとして登録し、ビューを分けておくのが入力の手間を増やさない、という観点でベターでしょう。

ただ、可視化れない、視界に入ってこないので、朝会で確認後、印刷して壁に貼っておくくらいでしょうか。

だったら、カンバンでいいじゃん、なのですが、デジタルデータにしておかないと後で検索できないので、チケットシステムに戻る、が最小の手間で課題を進捗させるのが経験的におすすめです。