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質問がないのに補足説明が必要な資料はダメ資料

異なる組織が複数集まる会議があって、その会議での重要な資料の報告で信じられない光景を何度も見せられる身にもなって欲しいものです。

異なる組織といっても会社の代表が集まる会議なので表面上は穏やかに、ただ、記録に残るような言葉については鍔迫り合いをするような雰囲気に一気に変わることもある、という「大人って面倒臭いねぇ」という場なんですよ。

会議の資料説明の基本の「キ」

隣に座っているオジサンシステムエンジニアがまとめた資料を説明しているのですが、ワタシが思うところの会議資料の説明の基本ができていないのです。ワタシが思うところの基本は次のようなことです。

  • 資料説明は記載していることだけを読み上げる
  • はっきりと聞こえやすい声で話す
  • 議論をするのであればどのタイミングでするかを先に示す

この3つは最低限守って欲しいなぁ、と。

なぜ資料説明は記載していることだけを読み上げるのか

単純なことです。会議をしているのですから、その場で合意するなり、討議して結果を出すなり、新規の宿題として継続案件にするなり、まとめを報告して受け入れてもらうとか、会議の目的に応じた結果に導く必要があります。

であれば、資料を資料に記載どおり読み上げ、理解を促し、議題の目的である討議結果か承認の可否を得るように持っていくことが目的になるわけです。

そうした目的を達成しようとするのに、資料に記載されていないことを説明し始めたら出席者は判断を行えるかということです。

記載していることから議論が広がる場合は、ホワイトボードに広がった議論をまとめたり、口頭でも途中途中で整理をしたりすることをしないと発散したままでタイムアップになってしまいます。

口頭での追加説明は資料がダメ資料

そうした考え方に立てば、説明する資料以上のことをその場で、質問があったわけでもないのにあれこれと補足説明を始めるようであれば、それは資料がもともと説明する資料として書き込みが足らないのです。

つまり、ダメ資料ということ。出直して来てください、というか、事前に誰か見てあげて。

はっきりと聞こえやすい声で話す

横で聞く身になって欲しいのですが。隣に座られるから、同じ組織と思われるのも嬉しくないんですが。

はっきりと聞こえやすい声ではない話し方とは、

  • 自信を持っていない
  • 話す準備をしていない

からではないか、と思うんですよねぇ。シドロモドロだし。そんな説明で聞いている方のみになって考えて欲しいのです。誰一人資料について信頼が置けるかと。

議論をするのであればどのタイミングでするかを先に示す

見ていると、もう成り行き任せなんですよ。これどうなっちゃうんだろう…みたいな。鋭いツッコミがあると黙っちゃうし。

合っていようが間違っていようが、考えたロジックがあるならそれを軸にして打ち返せばいいのに、反発があるとその意見に表面上同意しているような態度を取るんですよね。言葉では。

会議で議題を持ち出しているなら時間内に期待する結果を得なければ参加者の時間を無駄にすることになるのですから。

 

 

そんな会議に毎回出てくるオジサンシステムエンジニア様を見ていると、なんでこの人を選んだのんだろうと不思議になるんですが。