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機能しない会議室を見過ごすチームに改善はできない

呼び方は色々あると思いますし、運営も組織で様々なのが「会議」です。プロジェクトの会議も、顧客のマネジメントレビュー的な会議はものすごくフォーマルですし、担当者レベルの会議は歯に衣着せぬ物言いできる良好な関係の会議もあるでしょうし、顧客の担当者のターンで一方的に終わる不毛な会議(と呼べるかは別にして)もあるでしょう。

まあ、どれも経験しているので全部会議ですね、ワタシにとっては。

ところで、その会議も地球に優しい紙資源削減という名のコストカットで電子媒体を直前やその場で共有で開く会議がだいぶ多くなった気がします。これは様々な理由、たとえば開発スケジュールがタイトで資料を作っている余裕がないとかトラブルの上に予定されて会議があってーなどなどで会議の目的を得られていない会議が横行しているような気がするのですけれど、それはさておき。

機能していない会議室が多いこと多いこと。

消し忘れられたホワイトボード

前の会議で書かれたであろう消し忘れられたメモが残っているんだけど、それ、「セキュリティ的にどうなの」って感じ。

キレイに消せないイレーザー

ホワイトボードに書いたメモを消すイレーザーが真っ黒で拭いても1回でキレイに消えないの、機能していませんね。イレーザーとして。

何度も拭く必要があるなら無駄な仕事をさせていることになるんですが、それ、必要なコストですか。何を小さなことを思う人こそ、コスト意識がないし、改善する必要のあるプロセスを発見する目を持っていないことを認めているんですよ。

書けないマーカー

書けないマーカーを放置するような会議室は会議室の機能を果たしていませんし、そんな会議室で会議をするような組織は会議で得るべきものを得ていないと公言しているようなものです。

なぜ会議室にホワイトボードが存在するのかを考えてください。議題があって、それから議論をすることで資料を超えた範囲や仔細に入るときに双方の理解を同調させるためにホワイトボードを使うわけです。

そこで空中戦を始めるのは愚の骨頂なわけで、ファシリテーション力のある人はホワイトボードに議論のテーマや経緯、結論を可視化するわけです。

というときにマーカーが書けないとどうなるか。

思考が途切れるんですよ。関心がそっちにいく。まずいのはその薄いマーカーのままで進めてしまうこと。見辛い、あとでスマホでキャプチャしようにも薄いのではっきり読み取れない…。終いには誰か「メモを取って」と本来ならキャプチャで済んだものがメモを取り出す…。それが習慣になってメモや議事録に費やす時間が増えていく…。

改善ポイントを見過ごす

まあ、そこまで悲観的にならなくてもいいのですが、でもね、マーカーが書ければ、機能していれば全部余計なことなんです。

第一、書けなくなったマーカーを放置するようなメンバが業務の改善、機能の改善、コードのリファクタリングができるのか怪しいものです。だって、自分の身の回りの改善ポイントを見過ごしているですから。そんな人が継続的改善なんてできるわけがない。もしやっているとしてもそれは誰かが見つけた改善をインプリしているだけです。

機能するはずのものが機能しているか

周りを見てみましょう。機能を見てみましょう。ものがあるということは何かしらの機能、効果を期待するからです。それが機能しているかを計測し、評価し、機能していないものは廃止しましょう。決して、今あるからと考えもせずに更新、維持するのはやめましょう。

 

 

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