進捗会議アンチパターン

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ダメな進捗会議のパターンありますよね。なぜ、ワタシが今この場にいないといけないのか。だって今は個別の課題の対応を話しているじゃん、とか、予定していた時間を突き抜けちゃっているけど予定していた仕事が終わらないよ、とかとか。


進捗会議の時間が長い
一番ダメなのが進捗会議の時間が無駄に長い、ですね。進捗報告期間が長ければ長い分だけ報告する内容も増えるものです。でも、報告書なり報告用のチケットなりに書かれることは書くときに書こうと思ったことだけです。つまり、書こうと思わなかったら書かれません。


で、そうした書かれなかったことは、報告する場で思い出して報告が始まってしまいます。これでは進捗会議の時間が予定どおりに終わるわけがありません。


進捗会議で何を報告しているのかわからない
進捗報告ですから、計画に対して実績がどうだったんか、予定していた計画で得るアウトプットは得られたのか。今後は何をするのかを報告すればすぐ終わるのに。


何故終わらないか。経緯を話したり、課題を混ぜたりするからです。そしてそうした報告には定性的な報告内容ばかりなのです。


進捗会議のテーマには関係ない
あるでしょう。進捗会議なのに課題や問題を話しはじめて個別テーマの検討にすり替わっている進捗会議って。出席者全員に関係するテーマなら、いいでしょ？いえいえ、それは、個別検討会議ですから必要な人だけでやってくださいな。


進捗会議が早く効果的に終えるためのポイント
進捗会議が長いなら、短くすればいいのです。では、進捗会議を短くしたら報告できること少なくなってしまう、と。


なら、報告する期間を短くすればいいじゃないですか。報告する期間を短くするってどういうことか、って。開催サイクルを短くするということです。


もちろん、報告内容も制限することになります。個別の課題や問題はあること、関係者だけを共有して別の場で検討することだけ、を決めておく。あくまでも計画に対する実績と予定のみとすることで早く終わらせることが出来るようになります。あとあと、まったく関わらないメンバを無駄に拘束することがなくなります。


計画に対する実績と計画を話すだけになるので、長々と定性的な説明のしようがなくなります。これで行間を聞いて情報を穴埋めしたりすることも必要なくなります。


これで実効的な進捗会議が出来るようになります。


そうそう、せっかく1回あたりの時間を短くしたということは、開催サイクルを短くして開催頻度を増やすということです。なので、繰り返しますが、1回あたりの時間を長くとってはダメなんですよ。週次で1時間でやっていたのを2回にするなら1回あたりは30分以内ですからね。