わからないことを抱えさせて進捗を遅らせないために


プロジェクトでタスクの進捗が遅れている場合、1つのタスクの進め方や技術的な課題で抱え込んでいるか、タスクをいくつもを抱え込んじゃってどれも終わらないことのどっちかです。


後者なら、タスクを複数抱えているのだとしたらそれはプロジェクトマネージャなりリーダなりがタスクのアサインを間違っているのでそれを正せばいいです。簡単なのは、誰がどれだけ仕事を抱えているか視覚化するカンバンがオススメです。これはチームのメンバ全員に対して「一度に作業は1つだけ」と作業を抱えさせないことを可視化する優れたツールですし、プロジェクトマネージャやリーダが一度に複数のタスクをアサインしないための戒めのツールでもあります。どっちかというとプロジェクトマネージャやリーダのためのツールだと思っていますが。


さて、前者の1つのタスクを抱えている場合どうしたらいいんでしょうか。


やっぱり、カンバンで可視化することで進捗状況を知ることが必要です。知ろうとしなければ作業の完了日になってから終わっていないことを知って慌てるのですから、だったら、進捗状況を知ってその時に取れるアクションを取った方がトータルで安全に且つ安く済むのですから。


全部を知っている人は誰もいないという認識を持つ
ITの技術分野の情報は早く更新され、広がって、そして複雑になっているということを改めて認識しましょう。一人で全部できないから分業しているのです。分業をするからチームの中で役割分担を決め、その範囲を中心にお互いをカバーするようなフォーメーションを組んでいるはずです。


であれば、知らないことは知らないということの裏返しでもあります。ましてやその技術分野も習熟度で持っている知識の差異が出てきて当然です。


こうした認識をプロジェクトマネージャとリーダの人は持つことが必要です。


気軽に質問をできる環境を作ろう
でも知らなければ進められない仕事ばかりです。それは技術の複雑さや情報の較差から来るものです。それでも仕事を進めないといけない。であれば、知らなことを気軽に何度でも聞ける環境が必要です。


「気軽に聞いて」と言って、じゃあと聞いてみたら不機嫌そうに返事をされたらその環境とは本当に「気軽に質問を出来る」環境と呼べるのでしょうか。


ちょっと、今週何回質問をされたか思い出してください。質問が少なかったら、もしかしたら質問がし辛い応対をしていませんか。


今割り込まれたくないならいつならいいかを伝えよう
最小限でも、顔を相手に向けて「どうしたの」「何か困っているの」くらいはいいましょう。本当に割り込まれては困るときは「3分待って」とかいつならいいかを伝えればいいのです。


プロジェクトの途中から参画したメンバや経験の浅いメンバはすでにいるメンバよりプロジェクトのことを知りません。いろいろ聞かないとわからないことばかりです。


さらに若手だったらどうやって仕事をしていいかもわからないかもしれません。これは間違ったオペレーションをしてミスを起こす可能性を秘めています。間違いを減らすためにも質問をしやすい雰囲気をプロジェクトマネージャやリーダが率先して行動しましょう。