一番続けられるタスク管理

プロジェクトでのタスク管理はチケット管理システム一択ですが、こと、自分のタスク管理になるとちょっと違うんですよね。タスクを記録に残してナレッジにしたいようなものであればやっぱりチケット管理システム一択ですが、記録に残して誰かと共有するようなものでなければ一過性の仕事ですから記録する必要はないわけです。

ルーチンワークのタスク管理
定期的に行うルーチンワークは毎日使うポータルのスケジュールに予定として入れておきます。毎朝ポータルを閲覧して今日の予定を見るときに明日は週次のミーティングがあるから午後にはレポートをまとめておこう、と腹積りするわけです。

ポータルのスケジュール管理だと予定を入れるものなので年月日と時刻を登録できるようになっていますが、タスク管理で使う場合は終日を選ぶか、時刻を入れないで登録しておきます。

ポータルのスケジューラによりますが、時刻を登録していない予定はその日の予定の一番上に表示されるので見つけやすくて便利です。

割り込みや一過性のタスク管理
割り込みや一過性の期限のあるタスクやルーチンワークの準備などので普段やらないような特殊処理は、ポストイットがイチオシでしょう。ポストイットや付箋はPCのデスクトップに貼れるフリーツールが充実していますが、３０年も仕事をしていると常に可視化できる仕組みが一番忘れない＝気づく物理的なポストイットに落ち着いています。

ポストイットも最近は紙ではなく、フィルム状のポストイットが使い勝手がいいです。紙だと角が折れたりしてひっかかり、次第にめくれて、剥がれてしまうことがあるからです。

フィルム状のポストイットは、ディスプレイや机に直に貼るのはクリアデスクの観点からはお勧めできません。普段使うノートの表紙に並べて貼ってつかいます。

だいたい２列にして貼ると良いです。さて、この並びどこかで見たことありませんか。

そう、カンバンですね。カンバンだと３列ですが、パーソナルなタスク管理なので　ToDo　/　Doing　/Done　のタスクが終わった　Done　に貼っておくメリットはありませんから終わったらタスクは捨ててしまいます。そうするとカンバンには　ToDo　/　Doing　の列があれば良いことになります。

左の列には予定の　ToDo　を並べます。右には　Doing　を。どのポストイットでも期限のあるタスクには締切を書いておきましょう。

最近は１００均ショップでカラフルなフィルム状のポストイットが取り扱われていますから、試してみるハードルは低いですね。

Doneの列がないもう１つの意味
タスクが完了したことはパーソナルなタスク管理の性質上不要なのは説明しましたが、もう１つ　Done　を作らない意味があります。

それは、終わったら丸めてポイするためです。フィルム状ですから紙のようにくしゃくしゃには出来ませんが、終わったらそのままゴミ箱に投げ入れてしまうことで達成感を恣意的に感じるようにします。

日々のタスクを終わらす経験を重ねることで次のタスクも片付けてしまおうという自分自身の動機付けをするとこのようなパーソナルなタスク管理も続けられますよ。