課題管理を意味のあるアクティビティにするためには協力するしかないんですよねぇ

課題管理ってその課題管理をお守りする人が時間を決めて一定時間を割かないとほとんど更新されないゴミ台帳になってしまうんです。ほんとにもう！って感じです。これ、どうしたらいいかというと、課題の定義を広くして、TODOでも宿題でも載せてしまうんですよ。なんでも。そうして、誰もが課題の担当者として常時アクセスするように課題を持っている状況にすることで、習慣づけることが一番です。そう、習慣にしないと自分からアクセスして更新しようとしないですから。

課題管理のフォーマットは、どのプロジェクトの課題管理でも課題管理の項目はこんな感じじゃないでしょうか。

No	記入日	記入者	カテゴリ	内容	対応	担当者	期限	ステータス
１	2016/8/28	ワタシ	外部設計	外部の外部レビューの日程を調整する。	8/28　候補日を8/31AMと9/1PMで依頼済み。	ワタシ	8/29	着手済み

カテゴリを３つも設けている課題管理を見たことがありましたが、ひと月もしないでメンテされない状態になってしまっていました。１つか２つくらいが良いでしょう。

課題管理をまあまあタイムリーに更新し続けるためには、アクセスする頻度を上げる工夫も必要ですがそれは運用ルールなので、その前に書きやすいフォーマットと義務としての記入のルールを決めて、徹底することも必要です。

No	記入日	記入者	カテゴリ	内容	対応	担当者	期限	ステータス
１	2016/8/28	ワタシ	外部設計	外部の外部レビューの日程を調整する。	8/28　候補日を8/31AMと9/1PMで依頼済み。	ワタシ	8/29	着手済み
連番を振ります	記入日は起票してからの経過を知るために必要です	記入者は必ず書かないとなんだっけとなったときに聞けないので	カテゴリはリストから選択できるようにしましょう	内容は具体的に書かないと、どうなったら完了として良いか判断できないです	アクションした月日と対処を具体的に	担当者は起票時から書きましょう	期限日はここまでに終わらないといけない日を書きましょう。また、起票時に必ず書きましょう	リストから選択するのが良いでしょう

課題管理は日々アクションがあるごとに更新されるのが理想です。でも、そうはなかなかいかないのは別の作業を優先してしまうからです。

では、どうしたら良いのでしょうか。

誰がメリットを受けるかで考えて、記入する作業を割り振るのがリーズナブルです。

さて、課題を記入することで誰がメリットを受けるのか…ですが、結局、その課題を解決することで仕事が進む担当者と課題がリスクに昇格することでリスクを抱えてしまうリーダやプロジェクトマネージャが該当することになります。

もちろん、担当者とプロジェクトマネージャそれぞれの立場から見た課題管理をする理由は違いますが、課題を中心としたときのそれぞれの立ち位置は向き合っているだけなので、それの対応はどちらがやっても結果は同じになります。

であるからこそ、協力して自ら課題を解消すべく働きかける必要があるのです。