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進捗会議の報告は、 誰が聞いているのだろう

進捗会議は何のためにわざわざプロジェクトの作業の忙しい最中に時間を取ってするのだろう。

「進捗を報告するためじゃん」

と思ったら、もう一度考えてみた方がいいと思いますよ。報告だけであれば、報告者とリーダと二人だけでやった方が、他のメンバの時間を無駄にしなくて良いのだから。それでもなお、進捗会議をチーム全員が出席して行うということは、

「進捗を報告するためではない」

ということです。それを認識し、なぜかを考えてみましょう。

 

進捗会議は、システム開発手法に関わらず、プロジェクトとして決められた開催要領をチームのプロトコルとして決めておくものです。

・決められた開催要領(サイクル、時間帯、場所、出席者、議題、報告様手段)

なぜ、勘違いするのか

進捗会議の場を、進捗を報告するための会議となぜ、勘違いしてしまうのでしょうか。

端的に言えば、リーダやプロジェクトマネージャが進捗会議をそういうものだと思っているからです。つまり、その点においてスキルがないということを物語っています。

会議の主催者自身がそう思っているなら、そうなるように開催要領を建て付けるし、その開催要領が蔓延すればそれが当たり前だと刷り込まれてデファクトになるわけです。

その結果、何が起きるか 

それで誰も不利益を被らないのであればそれはそのプロジェクトの文化、家風になるだけで放置プレイで良いのですが、不利益を被るからそうはいかないのです。

そうした進捗会議を報告するだけの場としてしまうと、会議のプレーヤーは報告者とそれを聞くリーダやプロジェクトマネージャだけになってしまいます。

つまり、一人が報告をしている間、他のメンバはプレーヤーにならないため、報告している内容を

「一人を除いて聞いていない」

という事態が起きます。進捗会議で「内職をする」ということはこの事象が振る舞いとして表現されているということです。

進捗会議の本来の目的は何か

作業を計画どおり進めているなら報告は不要です。不要というのはわざわざ時間を最低聞く価値がないという意味合いです。

そういかないから場を設けているのです。そういかないのは、

・進捗上の障害が現実に起きている
・起きることが想定される

からです。予定した作業のために、予め、関係者と事前に調整するのは、後者です。

このことから、リーダやプロジェクトマネージャは、計画どおりにことが運んているかを確認しなければならないことがわかります。

確認は「出来ているか」と聞くことではない

得てして、進捗会議の場では計画どおりにことが進んでいることを聞いてしまいます。それが

・問題はないか
・計画どおりか

 と質問しているかどうかで一瞥できます。

でも、進捗会議の場の目的がそうでないのだとしたら、そうした問い掛け方法は間違っているということになります。

では何をどう聞けば良いか。

簡単なことで、報告者の作業の報告から、未来に起きるケースを複数想定して、そのその備えができているかを確認すればいいのです。

ね、簡単でしょう。これをやらないから進捗会議をしていても、トラブルが起きるんですけどね。

 

 

 

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