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エンジニアには会議に出席するのではなくコミュニケーションスキルを発揮することを期待されている

PMBOKの第6版は、もうそろそろ出るはずではなどと思いつつ、久しぶりにPMBOKを開いてざっと眺めていたらプロジェクト・コミュニケーション・マネジメントの章でこんなこと書いてあったんだ、と今更ながら驚いてみたりするのです。

PMBOKPMPを取るバージョンはしっかり読むけれど、取ってしまった後はそれほど見ようとは思わないから。
#まあ、今回はたまたまパラパラとPDFでページ送りしたわけですが

プロジェクト・コミュニケーション・マネジメントの章立てで目に留まったのはこの部分です。

端的に言えば、プロジェクトの中でコミュニケーションをマネジメントするには、以下の11のスキルが必要であると要求しているのです。11のスキルを活用しないとプロジェクトの内外とのコミュニケーションが上手くいかない、ということです。

・積極的かつ効果的に傾聴すること
・確実に理解するためにアイデアや状況を質問し、正しく調べること
・チームがさらに効果的に活動できるように、チームの知識を増やすための教育を行うこと
・情報を特定し、または確定するために実態を調査すること
・期待を設定し、マネジメントすること
・行動を起こすように個人または組織を説得すること
・励まし、安心させるために動機づけること
・パフォーマンスを改善し、求める結果を達成するためにコーチングすること
・当事者が相互に受入れできる合意に達するように交渉すること
・深刻な影響が生じないように、コンフリクトを解消すること
・要件をまとめ、整理し直し、次の手順を特定すること
 ※プロジェクト・コミュニケーション・マネジメントの概観図は略
引用 PMBOK 5th

11のスキルを眺めると、プロジェクトチームのマネジメント、つまり、プロジェクトマネージャが発揮するスキル群(黒色)とプロジェクトメンバがアクティビティを実行する際に発揮しなければならないスキル(水色)と分けられます。

期待を設定し、マネジメントすること」についてはマネジメントとキーワードが入っていますが、メンバ自身のアクティビティで得たい成果があり、他者に働きかける場合

はメンバ自身が期待する結果を得られるようにコントロールしなければなりません。

 

実際にコミュニケーションを行う場合、総合に意思伝達をすることが目的ですから、双方の間で交換されるのは情報です。

その情報を中心にコミュニケーションを駆動するために識別する必要がある事項が次の7項目なのだな、と理解することができます。

・誰が、どの情報を必要としているか、また、その情報へのアクセス権限が与えられているのは誰か
・いつ情報が必要となるか
・どこに情報を保存すべきか
・どの形式で情報を保存すべきか
・どのように情報を検索するか
タイムゾーン、言語の障壁、および文化の相違に配慮する必要があるかどうか
引用 PMBOK 5th

最終的には、会議体としてプロジェクト・コミュニケーション・マネジメントとして整理されるのですが。

この会議体に行き着くまでにも次のことを考慮しなければならないのです。

・内部(プロジェクト内)と外部(顧客、供給業者、その他のプロジェクト、組織、一般の人々)
・公式(報告書、議事録、概要説明)と非公式(電子メール、メモ、その場限りの話し合い)
・縦方向(組織内の上下関係)と横関係(オフレコのコミュニケーション)
・公認(ニュースレター、年次報告書)と非公認(オフレコのコミュニケーション)
・書面や口頭、および言語と非言語(ボデーランゲージ)
引用 PMBOK 5th

奥が深いですねぇ。プロジェクトマネジメントの計画書のテンプレートがある組織であっても、こうした背景の説明はされずにいきなり会議体の設定になりますからね。

ましてや、プロジェクトマネジメントの計画書がない場合は、過去の経験知だけでしかも思い出せたものだけでしかセッティングされませんから。

会議体だけで眺めてしまうとプロジェクトのメンバは、ただ参加すればいいとか、ある会議で資料を作らないといけないと自分で分担する作業ばかりを考えてしまうけれど、本来は、そうした分担を成功裏に導くために自らのスキルを発揮することが必要であるとプロジェクトマネージャは働きかけなければならないのです。