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仕事でメールを使わない方に持っていく

今の中堅くらいまでのエンジニアには信じられないかもしれませんが、ワタシが社会人になったときに仕事には電子メールは存在しませんでした。

厳密に言えば、UNIXホストコンピュータではどうやら使えたようですがそれを仕事で使っている職場のエンジニアはおらず、興味で電子メールっていうものがあるよ、と教えてくれた先輩がいたくらいで、基本的な仕事での伝達手段はミーティングか直接伝える手段のみでした。

メールの洪水は自分の首を絞めている

プロジェクトがデスマスになると増えるのが電子メールです。それも大規模プロジェクトでデスマになると昼夜を問わずメールが飛んでくるようになります。深夜終電前に帰ったはずなのに、翌朝メーラーを立ち上げると100通もの未読があると他社のエンジニアであってもお疲れ様という感想を持たざるを得ない心境になったものです。

こうしたプロジェクトでやっていけないのは全部のメールにいちいち返信をすることです。極力減らす活動を、仕事の仕方をしなければ肝心の作業に時間を割けず、アウトプットされない事態に自らを追い込んでしまいます。

メールが情報共有に向かない理由

先のプロジェクトのような場合、すでにチームの中の情報伝達がメール中心になっていることが多いものです。それは外部に巻き込まれて同じようにようにチームの中でもメールで情報伝達をしているからです。

メールは添付もできるし、一度に多くの関係者に情報共有をできるので一見便利ですが、過去に情報を遡ることはそのメールの受け取っていた関係者に限られるので情報を遡求して調査する必要がある場合のリポジトリには向きません。

途中の参加者が入ってきた場合、過去メールを共有するのは至難の技です。なので、メールを情報共有ツールだと思っていたら実は間違いだ、と思い直した方が良いです。

メールのダメなところ

メールの一番のダメなところは、メールを作ったり、返信したりすること時間を割いていると仕事をした気分になることです。

気分になるのがダメということは、実質は何もしていないのと同じです。貴重な自分のリソースを使っていても実は担当する作業が1ミリも進捗していなかったなら、全くもって時間の無駄なのです。

あと、セキュリティ上も安易にメールで情報共有をするのは誤送信を防止する観点からも適当ではありません。

メールで情報を送るということは、いくら宛先限定としていても受け手を制御できませんからノーガードと同じです。

メールを減らす活動例

 

ですからチームの中では情報伝達方法を変えます。まずは情報共有可能なリポジトリに全部つっこっんでしまいます。

ではどうやって情報共有をするかというと、朝会、ミーティングなどチームの中のエンジニアと共有するので、対面で伝えます。

メールを使うのはリマインドやねんのためのことだけにします。

これが浸透するとチーム内のメールがかなり減ります。

そうすると、メールで情報伝達されるのは社外からのメールになるので社外からの重要なメールを見落とすことが減ります。

社外ともセキュアなクラウドストレージで情報共有が可能であれば、添付をするようなメールは撲滅が可能です。

情報のリンクを送り、用件だけを伝えるように仕事の仕方を変えることができるのです。