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週後半に進捗で困らない作業の仕組み

どこかで読んだのだけれど勉強会は週の前半の方が後半より出席率が高い、つまりキャンセルされにくいのだそうです。当然ながら、後半の方がキャンセル率が上がるということです。これも、気軽に参加申し込みをポチったり、キャンセルをポチれる勉強会だからかもしれなくて、有償のカンファレンスが週の後半だったら支払い済みの対価があるので同じ傾向にはならないでしょう。

どうして勉強会は週の後半だとキャンセルされるのか

単純な話で、行くつもりだったけれど行けなくなったからです。病気や私的な急用はさておき、それ以外の理由は仕事での進捗が遅れるからです。遅れているのに定時になったら勉強会にいけるかといえば、行ってしまうと翌日が大変になりそうだと予測がつくから行くのをやめてしまうわけです。

逆に、前半の勉強会の出席率が高いと言われるのは週の前半であればまだ進捗のヤバさを認識していないか、どうにかなると見切ったか、終わる目処がついているからです。

まあ、単なる図太い神経をしているだけかもしれません。

予定どおりに進捗しないのは誰?

仕事をしていれば理解できると思うのですが、仕事は予定していたように進捗しません。逆に、スイスイと進捗していると何か忘れているのではないかと不安に思ってしまうこともあります。

予定どおりに進捗しないのは、

・予定を立てた前提で相違が生じている
・予定していない割り込みが入ってきた
・予定していた見積もりが甘かった

などが起きるからです。

 

ただこれ以外で一番の原因があるのです。それは、

・進捗させなかった

です。

どういうことかというと、今日はここまで終わらせないといけないはずなのに終わらせなかった、ということです。そうですね、今日終わらす予定の作業を明日に持ち越した、ということですね。そして、拙さの原因はそれを許してしまった自分の判断があった、ということです。

進捗のコツ

自分の判断の甘さが進捗を止めてしまったのであればどうしたら確実に進捗させることができるのでしょうか。

作業をする上で、確実に進捗させるには2つの観点で仕事を終わらせれば良いのです。一つ目は、仕事のやり方に必要な仕組みを揃えることです。二つ目は、単純作業にすることです。

一つ目のやり方に必要な仕組みを揃えるとは、終わらせるための仕事の仕組みを組み立てるということです。手順や必要な情報、完了させるための基準を揃えて、これでできると段取りを完成させるのです。もちろん、一度も経験していない場合は、肝心なところは検証して裏付けが必要です。

二つ目は、一つ目で確立した作業の仕組みを単純作業として終わらせることです。言い換えれば(やるのは自分一人かもしれませんが)パワープレイに持ち込むことです。単純作業化できれば、あとは時間の確保だけなのです。

1日の作業も2段階で進める

この2段階で作業を進めるやり方は、1日のうちの作業も同じようにすると良いです。作業の仕組みを考え仕組み化する時間とそれを検証したりパワープレイにするように1日を使うのです。

2段階で作業をする習慣により、週の初めから進捗するようになりますよ。