文書力は“真似て”覚える - 室長のひとりごち

仕事をしていれば、文書を書くことは日常のことです。
営業なら営業日報かもしれない。
システムエンジニアなら、議事録からはじまって、設計書やテスト仕様書、各種レポートを書くようになる。

誰だって最初は書けないものだと意識する
文書は、その顧客や所属する組織ごとに家風があるので、それに合う文書を最初から書ける人はそれほど多くない。
どちらかというと、入ってすぐに家風に合った文書を書ける人は少ない。

誰でも最初は、その家風に慣れることも必要だけれど、そもそも“文書が書けない”ことのほうが多い。
“書けない”というより、書き方がわからない、の方が正しいかもしれない。
もちろん、文学の造詣が深く、日本語を正しく書き表すことができる人もいるけれど、大抵は残念ながらそうではない。
だから、新人研修で“ビジネス文書の書き方”のようなコマがあったり、ビジネス書が書店の棚を埋めている。

どこで書くことを覚えるか
仕事なら、殆どの人はOJTで書き方を覚えるだろう。
一番多いのは、日報や週報などの作業報告だろうし、打ち合わせに連れて行かれれば議事録を取ることが最初の仕事になるだろう。
何もないところから書くのは大変だろうし、周りも、今その職場でつかっている文書を渡してくれて、「それを真似て書いてごらん」というだろう。
そうやって、先輩達の書き方を参考にしたり、聞いて、自分で真似て覚えることが多いのではないか。

自分も新人のとき、−−あぁそんな時代もありました−−、人事の人の言葉が、まだ、頭の片隅にこびりついている。

良い手本を見つけたら、コピーして手元にとって置きなさい。
いきなり良い文書は書けないのだから。

そうは言っても
でも、良い手本を見つけること自体、難しいのだ。
良い手本を見つけられる眼識はないし、そもそも良い手本はそんなにないのだから。
毎日何某かアウトプットは書かなければならないし、出すように催促される。
そう考えると、兎に角、見聞きした語彙をひとつずつ試しながら文書を量産することで自分の経験を積み重ねることが一番良いのだ。
自分で書いたものを自分で推敲し、自分で評価してアウトプットしていくしかないのだ。