だからあなたは仕事が減らない。メールはタグと色分けしてしまおう

メールで仕事が溢れている
仕事は、プロジェクトのWBSで計画してやるものもあるが、急な飛び込みのタスクが割り当てられたりとか、もう日々大変だ。特に、技術リーダやプロジェクトマネージャになると人との接点が増えるから結果コミュニケーションパスも増え、リーダからではなくコミュニケーションパスの先から時間を占有されてしまう。さらに、組織の中のプロジェクトの進捗に直接関連しない間接的な業務も舞い込んで来るようになるといったい自分の仕事は「何時やったらいいんだい？」と言いたくなるものだ。
20年前なら、仕事を頼むにしても頼まれるにしても、ミーティングをして依頼するか電話するかなど直接のコミュニケーションをとって依頼していたものだが、今では,メール一本で作業指示もその逆も出来てしまう。あまりにもメールが便利すぎるのでお互いに仕事を無意識に増やしてしまう。

仕事の処理の仕方
仕事の処理の仕方は、業務システムと同じでオンラインかバッチのいづれかを選ばざる得ない。言い換えれば、オンデマンドで適宜片を付けるか、ある程度の塊にして纏めて片付けるかということだ。困ったことに、メールはその仕様上、届くことを保証されていないが、いつの間にか出したら届くものだということになっている。さらに困ったことには、メールで出した作業指示はメールの依頼内容どおりに“期日までに依頼内容が出来上がってくる”と思われているのではないか、ということだ。例え、サブジェクトに“相談”と標記されていても、例え、文面が“お願いします”となっていても、送付した側は、“やってくれる”と期待して出している。コミュニケーション力や超背力の高いスキルを持っている人は、メールを出す前か出した後にいける範囲なら直接出向くか電話をして「忙しいところスマンね〜」と言いやんわりとプレッシャーを添える素晴らしコンピテンシを発揮するひとも少なくない。
いずれにしても、山のように飛び込んでくるメールをいつ、どう処理するかが、ポイントだ。

人が仕事場に来る前にメールをタグで色分けする
本当に溢れている仕事を何とかしたいなら、次のことを実行するほかない。

9時出社なら遅くても8:30には出社して、誰にも邪魔されない時間を確保する。

　モバイルでメールシステムが利用できるなら場所はどこでも良い。

メールクライアントに“タグ”を設定する。タグごとに色をつけておく。
周りの人が出てくるまでに新着のメールにタグをつける。

　例えば、こんなように色分けする。
　　赤　　　　重要　優先度が高い仕事、又は、期限が早い仕事
　　オレンジ　注意　注意が必要な仕事、又は、期限が2週間程度の仕事
　　青　　　　ToDo　自分で期限を決められる仕事、又は、事務処理
　　水色　　　研修　教育なども
　　紫　　　　タスク活動など
　　無印　　　先送り
さて、これで仕事が終わったわけではない。単にグループにタグ付けしただけだから、実際の業務の時間にメールをこなすことになる。このタグ付けを人が出てくる前にやることに意味がある。9時前後になるとワラワラと人が出てくるので集中できないし、そこからメールへタグ付けをはじめた途端、人がやってきて中断されてしまう。これを防止するために、早く出てきてタグ付けをしてしまおうということである。
これをまず、1週間続けてみよう。そうして効果を確認しよう。全体が見えてくるはずだ。もともとのプロジェクトの仕事に関連するタスクの作業の配分の隙間が把握できるようになるし、その隙間に割り込みや事務処理を当てはめられるになる。