スケジュールオーバーランをしがちな人は、時間単位の小さなタスクに分解しよう

プロジェクトメンバと仕事をしていると、ぱっぱと仕事を終わらせる人もいれば、いつまで経っても終わらずにいつもスケジュールオーバーランするメンバもいる。ほんとロール的にはスケジュールオーバーランはキツイんですよ。その人、何時もなんですもん。

何が違うんだろうね。約束したdue dateがあっても、いつも先に終わらす人と、いつも、due dateをオーバーランする人。うぅん...。まぁ、仕事を頼むときの会話から違うと言えば違うんだけど。決して後者の人が優秀じゃないというわけではないんですよ。技術力は持っている。持っているけれど。

仕事を頼むじゃないですか。アレコレを何時までに、って。こんな感じで、って。そのときの会話で一つだけ違う点があるような気がしてきた。うぅん、なんだろう。その違い。

前者のdue dateを守る人は、頼んだ仕事をどう理解したかを具体的にポイントを話してくれる印象があるかな。それは、こうすればいいんですよね、的な。その会話をしている時間の中で、何をどうやって組み上げればいいのか頭の中で段取りをシミュレートしているんだな。で、その時点で拙い点があれば「これは矛盾するけれどどうする？」って聞いてくる。

後者のdue dateをオーバーランする方の人だって、きちんと会話は成立して(いるように傍から見えて)いるんだけれど。思い出せば、表面をなぞった質問しかしてこないなぁ。

「これをあーしてください。」
「それをあーすればいんいんですね。」

多分、その会話の中で、後者の人はそれに辿り着く段取りを想像することをすっ飛ばして、頼まれたもののイメージだけを理解しようとしているんじゃないのかな。

タスクを頼まれる、その場では何を作るかを確認する。でも、どう作るかをその場でイメージしないから、手数がわからない。手数がわからないから、そのタスクに係る手間がわからない。だから、そのタスクを受けたときに提示されたdue dateでできるかどうかわからないのでdue dateを調整するに至らないんだね。

そうか。じゃあ、こうしてあげたらいいのかな。

タスクのゴールを示す。何をどういった段取りで進めるのかを“説明してもらう”。その段取りを具体的に話してもらって、そこに係る時間を大雑把にいってもらう。それを足し算する。さて、due dateとどれだけ差異があるかを知れたらいいんだ。

後者の人は段取りができるし、具体的な行動プランもできるし。まるで、時間単位でやり終える小さな作業に分解することの訓練をしているようなものだね。