テレカン(teleconference)でそれやっちゃダメだろ!ていうかテレカンあるある


テレカン(teleconference)って所謂電話会議です。テレコンなんていう人もいるようです。テレカンの形態も様々で、ほんとに音声だけのテレカンもあれば、PCの画面共有+音声だったり、双方の場所の中継+音声+PCの画面共有だったりのビデオ会議と、要は設備に応じた開催方法があります。


テレカンは、会議をしたい者同士が地理的に離れていて、1ヵ所に集まるのはコストだとか時間の制約から無理だったりして、音声だけででも会議をしようと開くことが多いです。その発展したものがビデオ会議ですね。


そうしたテレカンでちょっとひどいケースがあって、それまでファシリテーションをお任せしていたんだけど思わず割り込んで仕切ってしまった……。その日はおとなしくしていようと思ったのに……。


出席者は確認するものです
会議のファシリテーションのお作法というか、基本に出席者の確認があります。発言者を記録する理由もあるし、次回開催案内の対象者であるかどうかの判別するために、なんて理由もある。いずれにしても、誰がその場にいるのか確認するのは基本中の基本です。その会議に主催者や必須の出席者が出席していなければそもそも会議自体が成立しないのですから。


それをせず、いきなり本題に入って進めようとするから思わずポストイットにメモを走り書きしたものをファシリテータに送って、一旦止めるなんて乱暴なことをせざる得ないわけで。


メモを見たファシリテータは、思い出したかのように、その場を繕いつつ、ファシリテータ側の出席者を先方に述べ、テレカン相手の出席者を確認することに。なんとなくファシリテータが飛ばし気味のように感じていたので緊張していたのかも。


画面は共有していても具体的に場所を確認しながら会話しないといけません
PCで双方のモニターに同じ資料を映していても、発言する人は画面のどの場所のコンテンツについて話そうとするのかを先に示しながらテレカンの場を誘導しなければ、テレカン先の相手にわかりません。だって、どこ話しているのか示してくれなきゃ、同じ場所に居たってわかりませんから。


例えばexcelの資料を共有していて資料のデータをテレカンの先方にも参照してほしいなら、「A列の3行目の……」とか、「表1の項番3の……」と対面での会話以上に具体的に示さないと誰もついていけません。ましてや、資料をリファーするのに「ここ」とか「それ」とかなんて指示代名詞を使うなんてバカです。


指摘、指示をしたなら先方が理解できたかを確認するんだよ
ファシリテータ側でも先方からでも会議なのでいいのですが、何か指摘や指示をしたら、相手方に伝わっているかを確認しないといけません。いつもの、対面の会議の1/10くらいでしか伝わらないと思っていた方が「え?そんなこと言っていないよ!」なんて後になってもびっくりしないために精神的にいいです。


兎に角、コメントや指摘や指示をして先方にアクションを求めるなら、依頼側は↑でも書きましたがより具体的に共有されている言葉を使って、アクションを求めている内容を理解しているか、何度かコンファームした方がいいです。その上で、先方に何をアクションするのかを話してもらうことをお勧めします。いや、これって普通にあなたの理解をあなたの言葉で教えて、っていうだけなんですがなにせテレカンですから、いつもより伝わっていないと思っていた方がいい、というかワタシは心配性なので何度かお尋ねしてしまいます。ごめん!


酔っぱらいの繰り返しみたいな人が発言していたら止めなさい
飲みに行くと、いや、会議で素面でもいるでしょ、同じことを繰り返して話す人。リコンファームしているならいいんですが、そうでない人。「おい、お前何度もループしているけれど一体何言いたいんだ?」って詰めたい人。


そんな人が繰り返し話しはじめたら、すっと割って入って、それまで話している要旨だけを掻い摘んで「言われたのはあれこれですね。ワタシの理解はあっていますか。」と切ってしまうことです。兎に角、酔っぱらいのような人にマイクを持たせるな、です。で、「何を言いたいのかを引き出して、要旨だけにしてマイクは取り上げてください。


対面でもきついですけど、テレカンでコレをやられると混乱するんですよ。場が。


ファシリテータは準備をしておけ
「何を準備しておくのか?」ですって?全部です。テレカンシステムを使うならミーティングIDですし、スピーカを使うなら機材とか。あと、会議目的も確認しておくことです。流れに任せておいたら遠隔だけに会議の目的までたどり着けないんですから。


場合によっては、テレカンの場所に外部の人も呼びつける場合もありますよね。そうした際は、御足労を追願っているわけなので、ファシリテータが出席者を確認するときにお礼を言ってください。大事に扱うんです。こっちの都合に合わせてきてもらっているんですから。先方は見えないだけに、いつもより優しくしましょう。