一番やさしい課題管理 −課題のモニタリングの間隔を決める−


前回の 一番やさしい課題管理 −早急な期日指定は一度はうたがう− のおさらいは、課題の希望解決日が早急な期日で「いつまでに」と制約条件が付けられたら「本当かな」「どうしてかな」と疑問を持つこと、でした。


いまの課題は希望解決日が見直されている状態です。

【例4】

項番 概要 起票日 起票者 希望解決日
1 プロマネ本の読書が遅れている 2015年5月3日 ワタシ 2015年5月5日


課題管理は、WBSでの活動の結果であることは 一番やさしい課題管理 −課題はどうして発生するのか− で確認しました。


課題管理として何をすればいいの?
「1-4」以降を見直したWBSをベースに活動を進めることになりますが、課題管理としてはどのような活動をしたらよいでしょうか。ここでもう一度、WBSを確認しましょう。

【例14】プロマネの本を読む

Milestone ID マイルストーン 先行WBS ID 作業量(8時間/日) 計画開始日 計画完了日 実績開始日 実績終了日 進度(±)
M-1 本を入手する 1-3 0 5月2日 5月2日 5月2日 5月2日 n/a
WBS ID WBS 先行WBS ID 作業量(8時間/日) 計画開始日 計画完了日 実績開始日 実績終了日 進度(±)
1 プロマネの本を読む n/a 3.0 5月2日
5月5日
5月2日 _ _
1-1  プロマネ本を選ぶ n/a 0.25 5月2日 5月2日 5月2日 5月2日 0
1-2  本を買いにいく n/a 0.25 5月2日 5月2日 5月2日 5月2日 0
1-3  本を買う 1-1/1-2 0(1-2に含む) 5月2日 5月2日 5月2日 5月2日 0
1-4  本を読む 1-3 2 5月2日 5月5日 5月3日 _
0
1-5  感想をブログに書く 1-4 0.5 5月5日 5月5日 _ _ _


「1-4」だけを括りだすと、次のことがわかります。

WBS ID WBS 先行WBS ID 作業量(8時間/日) 計画開始日 計画完了日 実績開始日 実績終了日 進度(±)
1-4  本を読む 1-3 2 5月2日 5月5日 5月3日 _
0
  • 計画開始日と実績完了日は、5月2日〜5月5日
  • 実績開始日と実績完了日は、5月3日〜(未定)
  • 実績完了日は、「5月5日」に終わらせたい
  • 5月3日の実績からは終わる「見込み」
  • 5月3日の前半4時間と後半4時間と実績に違いがある


このような状況で、課題管理は何をすればいよいのでしょうか。もう一度課題一覧を見てみましょう。

【例4】

項番 概要 起票日 起票者 希望解決日
1 プロマネ本の読書が遅れている 2015年5月3日 ワタシ 2015年5月5日


この課題管理での懸念は、本当に「5月5日に終わるのか」というたった1つです。このたった1つのことができなかったときに困ることはゴールデンウィークプロマネ本を読むことだけで終わってしまうということです。他にもやりたことがあるのでした。もっと最悪なことを想像すると


プロマネ本を読み終わらないでゴールデンウィークが終わってしまう」


かもしれません。これでは本当に期待していないゴールデンウィークになってしまいます。課題管理の観点でも、WBSの進捗状況をモニタリングしなければなりません。


モニタリングの間隔はどうするの?
作業単位は、1日を前後の4時間単位で読んだ本のページの実績を確認していたので、モニタリングの最小単位は4時間となります。最大は、5月5日の計画完了日に実績を確認する、になります。


でも、これまで読書を開始した時点での実績はあまり楽観的ではなかったのでした。ですから、最大を取る理由がありません。


今回のケースでは、4時間か、4時間2コマの1日のどちらかを選びます。選ぶ基準は、モニタリングする側がどれだけ細かく知りって、知った結果からアクションを取りたいか、によります。


今回は、若干不安はあるのですが、読み手が自分で直接影響を与えられる自分ですから1日とします。ただ、WBSでは4時間単位で実績を計測していますから、自然と4時間単位で把握できるのですが。


これらから、進捗に影響を与えられる相手が誰かによりモニタリングを変えた方がよいという考え方があることがわかります。ただ、注意したいことは、モニタリングを細かくしてしまうと、実作業の読書より読んだ本のページを数えているような状況を作ってしまう可能性もあります。それでは、課題管理をしている意味がありませんね。だって、確実に、課題を解決するためのアクションなんですから。