プロジェクトのドキュメントをexcelで作ろう

どの工程でも愛されているexcelちゃんはなぜ愛されているのかといえば、

・支給されるPCにwordとexcelはほぼ100%導入されている
・好き嫌いで言えば　word > excel
・現行の設計書がexcelだから

だからでしょうか。１つ目はレンタルPCでもMS office　の有無モデルがありますからね。で、それほど値段の差がないし。２つ目でよく聞くのがwordが勝手に文字を直してしまうとか、みっちりかけないとか表が書きにくいとか。わたしは好きなんですけどねぇ、word。最後は、もう、現行の設計書を流用することを前提にしているからというある意味、負の遺産相続的なものですがそれに気づいていない、だけなのではないかしら。

そんなexcelも振り返れば、へーっと思う使い方が幾つかあったのでそれを思い出してみましょう。

ケース１：ログの調査
excel97か2000の頃の出来事です。プッロジェクトでトラブって、ログを調べようと。ファイルが複数じゃなかったし、１ファイルも1000行とかもっとあったかもしれないところでどうしようかなとテキストエディタでログファイルを眺めながら思案していたら、リーダ的なちっちゃくて魅力的なスタイルのお姉さんがexcelでやればいいじゃん、と。

目からウロコでしたね。即、excelにログを貼り付けてフィルタ検索でやりたいことができちゃう。excel万歳！

ケース２：…
もう思いつかない…。

ちょっと気を取り直して、設計書でexcelを使うときのケースで振り返ってみましょう。

要件定義をexcelで作る
あるんですよね。たしかにただのツールですがね、excelは。表組でヘッダ、フッタなんかもつけちゃったりして。これ、冒頭の３つ目の現行の設計書を使うときに現行踏襲とかいって起きちゃうケースですね。

で、今は印刷しないでプロジェクターで映してレビューしたりするから印刷設定がされていないとか、設定されていても今は存在しないプリンタの解像度になっていて、印刷が必要なときになって印刷してみたら全部のシートの設定やり直しとかあると力つきますね！

基本設計書をexcelで作る
えー、まぁ使って入るところ多いですね。要件定義の続きにようなものですが、excelで様式のデザインを決めておかないと各自が勝手に印刷の縮尺を変えられるので作った設計書ごとに１ページに収まっている行列の数が違ったりするんですよね。

そうすると何が起きるかというと、印刷したときのフォントサイズが印刷が終章されるのでバラバラになるんですよ。それ何ポイントあるのっていう状態になっちゃう。教科書が９ポイントくらいらしいので、それより小さいと見辛いですよ。

ただ、基本設計書だとコード体系や機能一覧などの表組が多くなるので、使い勝手は相半ばってところでしょうか。

詳細設計をexcelで作る
設定したパラメータを詳細設計書で起こさないといけない、なんて契約で仕様が決められていようがいなくても大体作っていますよね。パラメータシートとか。

excelを詳細設計書を書くツールとしていいなと思える点は、excelのデータをcsvに書き出したり、そのまま使ってサーバの設定情報と突合をできる点でしょうか。そういったところで使わないとスプレッドシートを使っている意味がないと思うんですが。

で、それを現場にやろうよと言うと、突合するためのスクリプトを書く手間が嫌だと…。目視よりいいと思うんですがねー。

試験表をexcelで作る
試験項目表をexcelで使う意味は、試験消化数やそれの反対の残存数、エラー数や障害一覧をパパッとマクロなんかで作っちゃうところで使う場合でしょうか。単なる試験項目表ならexcelである必要はないですよね。

でも、試験ですから。定量的に管理されないといけないですし。量も多いですからね。そんなものをXチャートとかS字曲線なんかのグラフを手で作るのもアレですし。

プロジェクト計画書をexcelで作る
これはやめたほうがいいですねー。とはいえ、何かしらで書かないとプロジェクトマネージャが何考えているのかわからんですからねー。でも他のwordやpowerpointも使いにくいしファイルだと変更要因があるたびに開いて更新かけて、とやらなくちゃいけない。個人的にはwikiくらいでいいんじゃないかと。更新ログは残りますからねー。あとはsvnには入っている関連ドキュメントのリンクで貼っておけばいいかと。wikiでわざわざ行のタグを使って書く必要もないし。書いたほうがよりいいけど。