半年後に崩壊するかもしれないチームを立て直すとしたら
片手くらいの小さなチームがある。担当している業務を分類すると定常業務とプロジェクト業務がある。定常業務は定常という名をつけているが、計画的に行える業務もあれば、可変的に流量が変わる業務がある。後者は、他部門からのリクエストの有無に依存し、コントロールできない。
数週間観察していると、どうも覇気がない。覇気があればいいってものでもないが何か足らない。
週初めにプランニングミーティングと称してその週にやることをチーム内で決め、週末まではデイリースタンドアップミーティングをしている。週末の金曜日にはふりかえりだ。
作業は付箋紙に書き、ホワイトボードに貼り、進捗を可視化している。
このチームはレポートライン的に役員に近く、担うミッションも組織としては重要度合いが高い。その意味ではプレッシャーも高い。ただ、読めない定常業務が荒ぶるとプロジェクト業務はストップし、スケジュールオーバーランすると役員からのチェックが入る。
多分、このままでは半年くらいで崩壊するかもしれない。
何がおかしくて崩壊するのか。
- 業務設計が甘く差し込みのリクエストに対応できない
- チケットのタスクの切り出しの粒度が大きすぎ、完了までに割り込みが入りやすい
- 経験は人に蓄積し、メンバでカバーできない
- 全体の活動プランを描けていない
- 仕事が楽しくない
今このチームでやらないといけないのは何か。
- 業務量に閾値、キャップをかける。上限は7割にしておく
- タスクの単位を半日程度を１として揃える
- 記録を取る時間を計画に折り込む
- 全体の活動プランを時間軸を入れて描く
- 楽しみを作る
差し込みが入ってもいいように業務は定常、プロジェクト合わせて6時間くらいにしておく。会議は6時間に含める。
1つの付箋紙は、3−4時間程度に分解する。
チケットをDoneさせる前に記録する。redomineでもなんでもいい。とにかく、記録する。
レベル１程度で良いので、スケジュールを作る。月、マイルストーン、大項目のタスク。この程度でいい。これをホワイトボードに貼っておく。
厄介なのは楽しみ、である。仕事だからと割り切れるならいいが、成果が出ていないのに（いや、出ているがチームが自身で期待しているよりは高くない）楽しいわけがない。
やるとコミットして、やって、期待通りに成果を得る。そのために、タスクを小さくする。小さくなるから終わる。差し込みがあっても7掛けだからそこで吸収できる。できなければ、週単位でまとめたバッファを使う。もしくは、メンバのバッファを合わせて片付ける。
どうだろう、やらないといけないことをやったときの情景を思い描けるだろうか。描けたら、それは多分、楽しく思える。
それでいけるだろう。
