議事録作成を技術で解決してほしい
日頃からの素振りの大切さは自分自身が一番わかっているつもりだが、機会を失うとそれこそ自然消滅してしまう。機会がなくなればそれまで使っていた振る舞いも、マインドの感覚を失ってしまう。しばらくしてそれをする機会を察すると、妙な緊張感を感じる。
例えば自分くらいの年齢や担当のしごとをしていると、議事録を取る機会はめっきりと減っている。
自分の中では、もしくは自分の主催する会議体であれば、次の項目を残せば良い。
- 議案
- 結果
- 課題・宿題
- 担当
- 期限
逆に言えば、主催者が変わると運営や議事録の残し方も変わる。出席する目的により、議事録の作成を輪番制にしたり、議論を思いのほか記すことを求められることもある。議事録の取り方の流儀に違いがあると、落とし所を見つけるか（実際には受け入れるか）、議論することのコストを鑑みそれに従うかのどちらかであるから、面倒くさい。
議事録を残すことは、出席者に業務委託のいない組織内の会議だとしても必要である。それがフォーマルな会議体であれば殊更だ。
業務委託のいる場で、委託内容を議論するのであれば必要性は言うまでもない。
であったとしても、議事録を作成するのは面倒である。記録を残すと言う時点で、何を書き残すかセンスを覗かれるし、取り交わされた会話を事実を曲げない程度で表現しなければならない。
通常、議事録は議事録用にメモを取り、議事録用の様式に清書する段取りを取るだろう。この手続きが非常に面倒くさいのは、清書の段階で記憶のリロードと会話の咀嚼と再言語化を伴うからである。
面倒なところは技術で解決することを発想するのがエンジニアである。実現したいのは、手をかけず、時間をかけず、議事録を生成するか、ネタとなる会議の会話の文字起こしである。
思い当たるのはUDトークであるが、数回試したところでは、会話の被らない会議であっても修正の手間は多い。
もう一つプロトタイプのサービスがあり試したところ、先のアプリより漢字変換は優秀であるが、少しマシな程度であった。
後者は、講演のようなスピーカーが1人のケースでは漢字変換も文字起こしも良好で実用に耐えられると判断している。
ところでそもそも議事録を書き起こすことを止めればそうしたことを評価すること自体をなくすことができるので、それを選択する方が良い。
議事録様式と記載の運用に従い、ライブコーディングのように書き切れれば8割がた終わったようなものである。
ただし、ライブコーディングを取り入れると、議論に参加することは難しい。
プロマネやコンサルのときは、実は割とやっていたが、現在は機会を失うとめっきりライブで理解をしながら残すことに抵抗を感じるのは年齢的な能力低下なのか、自分に課しているハードルが高いのだろう。
議事録作成の問題点は、次の2点だろう。
- 時間がかかること
- 再言語化するときに誤りを混入すること
今風で体裁を気にしないなら、ボイスメモとホワイトボードへのグラフィックレコーディングが良いだろう。
