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完璧な課題管理はいい課題管理?

課題管理についても何度か取り上げていますが、一番ありがちなのは課題管理表を作ったは良いが、最初の数件、いや10件くらいまでは書いていたのにいつのまにか誰も更新をすることをしなくなってしまった…というケースですね。

ちょっと自分の周りを見回して見ましょう。どうですか、課題はきちんと管理されているでしょうか。それとも、

「あちゃー、うちのプロジェクトの課題のことかー」

 と思い当たったでしょうか。

では、真逆の「完璧な状態に保たれている課題管理」は良い課題管理なのでしょうか。

うーん、良さそうですよね。だって、完璧なのだから正しい状態になっていそうですし。何が一体問題なのか、と。

課題管理を書き上げることが目的になっている

目的と手段を取り違えてしまっているパターンですね。課題管理を最新の状態に保つためにメンバのリソースを使っている状態です。

課題管理を仕上げる、最新の状態に保つことが目的であったか。違いますよね。

課題はプロジェクトの進捗上の障害です。それを取り除くための活動を一元的に集め、解決状況を追い、必要に応じて、プロジェクトのリソースの投入を変えたりするなどのアクションを判断するために使うのですから。

ということで、課題を仕上げることを目的にしてはいけない、ということがわかります。

課題の当事者になる

では、どうしたら良いのか。

課題はプロジェクトの進捗上の障害です。誰のか。そう、メンバの作業上の、です。

では誰がその課題を管理しなければならないのか。

・作業の当事者は誰か

・障害を取り除きたいのは誰か

では、誰が課題をリードしなければならないのか。やっぱりメンバなんですね。

であれば、他の人、例えばプロジェクトマネージャやPMO的な人に管理させて良いのか、と。

誰かに管理をさせるということは報告する手間が増えるのです。

そんな手間なら自ら、解決したい課題を持っている方から管理した方が良いですよね。だから、課題は課題の当事者が責任を負って制御をする方がいいのです。