「メモを取る」で本当に言われたことを全部メモに取ると仕事が終わらないのはどうして

昼食から戻るときに雑談をしていたのですが、ルールなどで縛られる仕事で決めごとをするときに記憶で話すのはダメだよね、なんて会話していたら、グーグルグラスや電脳コイルのメガネみたいなのが出て来ればいいのにと。

いや、一層のこと体にプラグを指すようにしてしまった方がいいよ、なんて過激なことまででてくる。もう阿頼耶識でいいんじゃね、まででてくる。そこまで入らんだろうに。

何れにしても、メモを取るのは記憶の外部装置化することなので後々メモを取ったときの状況をサーチできるキーワードを残す必要があります。逆に言えば、それ以上のメモは必要はないのです。

メモを取ることは有史上では数多に語られてきたコンテンツなので今更感はありますが、メモを取っているのに仕事の結果はもちろんのこと途中経過でも取ったメモと明後日のアウトプットを仕掛かりしているメンバを見かけると、メモを取るということの定義は人によって揺れがあるのだなぁ、と思わずにはいれません。

そういうお前は何をメモとして取っているのか、と問われることで「あれ、何取っているんだろう」と天を仰いででてくるのは次の３点かと。

・完了基準…仕様・ゴールでもよい
・期限…完了期限または次回の報告タイミング・チェックポイントでも可
・フォーカルポイント…相手先・窓口・関係者・相談相手なのでも可。ない場合の方が多い。

フォーカルポイントはない場合もあるので必須の項目なら２つになるし、メモを取るまでの仕事ならなる早（可能な範囲で優先順位を１番まで終わらすこと）なの期限が「今日のm時まで」と成る場合も考えると必須なのは１番目だけになります。

1.メモを取っても期限までにできない人
メモをたくさん取っているのに期限に間に合わない、アウトプットが仕様と違う人がいます。このような症状の人の行動を見ているとある特徴があります。それは「取ったメモを見返さない」です。

どうしてそれがわかるかというと、チェックポイントで途中版を見せてもらうとほぼ違いもの、ずれているもの作っているか、予定まで進んでいないのです。

それで状況を聞きながら質問をすると慌ててメモのページを引っ張り出して「そうだった」みたいなことを言います。あら、せっかくたくさん取ったメモを使っていないんですね、と分かるわけです。

2.完了基準のメモの取り方
これは作成するアウトプットの仕様をメモとして残します。軽微な作業であればメモも必要はありませんがメモを取らないのであれば、たたき台になる資料かノートに図表を書いて作成するアウトプットのイメージを具体的に形として残すことをお勧めします。

例えば、資料に赤や青などのカラーの筆記具で変更後のイメージを書き入れます。大切のなことは、完成時のイメージをその場を離れても思い出せるようにしておくこと、です。

3.期限のメモの取り方
日付を書けばいいんでしょう、と思ったら間違いです。日時まで必要です。それもどんな状態になっているのかという＆の条件です。具体的には、資料を完了基準の状態にまで仕上げて１５時までに持っていく、１０時までに完了基準でレビューが終わっている状態にする、などです。

4.フォーカルポイントのメモの取り方
フォーカルポイントを作業指示する人から言われるケースは、指示をする人よりもフォーカルポイントとして示された人の方が経験値がある、ノウハウを知っているなどのアドバンテージがあるからか、組織としての対向のフォーカルポイントであるからです。

いづれにしてもどこの誰で連絡先までわからないと繋がりようがないので、所属、氏名、連絡手段までメモを取る必要があります。

メモタイトル 完了基準 期限 フォーカルポイント

こんなイメージでメモを取るといいと思いますよ。