そのタスクの締め切り、変えられないと思い込んでいない？

仕事につきものの締め切り。うーん、今日の、明日の締め切りのタスクを思い出すと胃が痛くなったりしちゃいます？またいつものように直前に慌てて間に合わせるようにやっつけで作業をするから、いつものように突っ込みや指摘をされてやり直し…。

でも、その締め切りって依頼者にとって本当にその日に守らないといけない締め切りなんでしょうか。

ワタシがタスクを依頼するときは、２つの締め切りを使い分けています。１つはタスクを依頼する人に守って欲しい締め切り。言い換えるとワタシが受け取ってOKと言える状態になっている締め切り。２つ目は依頼するワタシ自身の締め切り。

そのタスクの発生からタスクの完了までをフローにするとこんな流れになりますね。

タスクの発生
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タスクを理解
　　↓
タスクの依頼
　　↓
依頼する人の締め切り　←１つ目の締め切り
　　↓
ワタシのチェック・受け入れ
　　↓
タスクの提出・完了　←　２つ目の締め切り

作業を依頼する人（この例の場合はワタシ）は、ワタシの締め切りがあるのでそれより前に依頼したい人に締め切りを設定します。当然ですよね、だってワタシの締め切りの日に受け取ろうと思って聞いてみたら終わっていないとか、出来が期待と違うとかが起きたら手直しする時間がありませんから。

そうすると、１つ目の締め切りは依頼する人の作業品質レベル＝期待できるアウトプットの出来で設定することになります。

普段から依頼するタスクの仕様を手をつける前に確認してから取り掛かったり、不明点は都度落とし所を確認しながら作業を進める人は、依頼する側としてここまで出来るとアウトプットのレベルが見通せるので、１つ目の締め切りと２つ目の締め切りには日にちの間隔は短くなります。

逆に、依頼する側から見て依頼したタスクのアウトプットのレベルの見通しが通せない場合は、１つ目の締め切りと２つ目の締め切りの日にちの間隔が長くなります。それは何度かやり直しや手直しを想定しているからです。

これらのことから、締め切りは実は２つあって、１番目の締め切りについては依頼する人のアウトプットの実績に基づいた信頼度と捉えることができます。

これって、１つ目の締め切りは依頼する側の気持ちで変えているということですし、実際変えているということです。

ということは、依頼される側の人の仕事の仕上げ具合により２つ目の締め切りより前であれば、調整がつくということです。でも、それはあくまでもタスクを任される人のアウトプットので霧がどこまで見通せて、依頼する側の人が腹を括れるかに依存しますけれど。

締め切りの交渉ができるくらいにアウトプットのレベルを期待に合わせられるようになりましょう。