一番やさしい課題管理　−完了した課題を記録する−

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前回の　一番やさしい課題管理　−課題解決のアクティビティは解決する意思を示す−　のおさらいは、課題のアクティビティでは一つひとつ着実に進めて片付けていく意思を示すことがポイント、でした。


前回の課題一覧は下表のようになっています。

【例9】

項番 概要 起票日 起票者 希望解決日 対応者 課題の状況
1 プロマネ本の読書が遅れている 2015年5月3日 ワタシ 2015年5月4日 ワタシ 5月2日　飲みに行ったため読書が完了しなかった。(←これは事象の詳細)
5月3日　前半4時間の出来高を計測する。
　　　　　　3日前半の出来高が予定の1/4の半分の1/8だった。
　　　　　　出来高は予定の1/4の半分の1/8だったが、精度を得るために後半を計測する。
2 プロマネ本の読書が遅れている 2015年5月3日 ワタシ 2015年5月4日 カノジョ 5月2日　プロマネ本を選べず予定完了日を超過した。
5月2日　プロマネ本に対する期待を確認し、有識者から書籍選びのアドバイスを得て選択する
　　　　　　アドバイスをもらうことにした


WBSは見直しをして、見直したWBSではワタシの作業は計画どおりに終了したのでした。

【例16】プロマネの本を読む

Milestone ID マイルストーン 先行WBS ID 作業量(8時間/日) 計画開始日 計画完了日 実績開始日 実績終了日 進度(±)
M-1 本を入手する 1-3 0 5月2日 5月2日 5月2日 5月2日 n/a
WBS ID WBS 先行WBS ID 作業量(8時間/日) 計画開始日 計画完了日 実績開始日 実績終了日 進度(±)
1 プロマネの本を読む n/a 3.0 5月2日 5月5日 5月2日 5月5日 ＿
1-1 　プロマネ本を選ぶ n/a 0.25 5月2日 5月2日 5月2日 5月2日 0
1-2 　本を買いにいく n/a 0.25 5月2日 5月2日 5月2日 5月2日 0
1-3 　本を買う 1-1/1-2 0(1-2に含む) 5月2日 5月2日 5月2日 5月2日 0
1-4 　本を読む 1-3 2 5月2日 5月5日 5月3日 5月5日 0
1-5 　感想をブログに書く 1-4 0.5 5月5日 5月5日 5月5日 5月5日 0


WBSの進度に関わらず、WBSが完了したら課題も完了となります。そうしたら、ワタシの課題も完了になるのでクローズしたことを記録しておきたいですね。

【例9】

項番 概要 起票日 起票者 希望解決日 対応者 課題の状況
1 プロマネ本の読書が遅れている 2015年5月3日 ワタシ 2015年5月4日 ワタシ 5月2日　飲みに行ったため読書が完了しなかった。(←これは事象の詳細)
5月3日　前半4時間の出来高を計測する。
　　　　　　3日前半の出来高が予定の1/4の半分の1/8だった。
　　　　　　出来高は予定の1/4の半分の1/8だったが、精度を得るために後半を計測する。
2 プロマネ本の読書が遅れている 2015年5月3日 ワタシ 2015年5月4日 カノジョ 5月2日　プロマネ本を選べず予定完了日を超過した。
5月2日　プロマネ本に対する期待を確認し、有識者から書籍選びのアドバイスを得て選択する
　　　　　　アドバイスをもらうことにした


実は、この課題一覧を見ると課題がクローズした情報を持つ項目がありません。クローズしたとわかるようにするにはどのような表現ができると思いますか。


案は2つ考えられます。1つ目は、現状の課題一覧を変えずに今ある項目で表記する方法です。

【例10】　案1

項番 概要 起票日 起票者 希望解決日 対応者 課題の状況
1 プロマネ本の読書が遅れている 2015年5月3日 ワタシ 2015年5月4日 ワタシ 5月2日　飲みに行ったため読書が完了しなかった。(←これは事象の詳細)
5月3日　前半4時間の出来高を計測する。
　　　　　　3日前半の出来高が予定の1/4の半分の1/8だった。
　　　　　　出来高は予定の1/4の半分の1/8だったが、精度を得るために後半を計測する。
　5月2日　プロマネ本の読書完了のためクローズ。
2 プロマネ本の読書が遅れている 2015年5月3日 ワタシ 2015年5月4日 カノジョ 5月2日　プロマネ本を選べず予定完了日を超過した。
5月2日　プロマネ本に対する期待を確認し、有識者から書籍選びのアドバイスを得て選択する
　　　　　　アドバイスをもらうことにした


2つ目はこちら。

【例11】　案2

項番 概要 起票日 起票者 希望解決日 対応者 課題の状況 完了日
1 プロマネ本の読書が遅れている 2015年5月3日 ワタシ 2015年5月4日 ワタシ 5月2日　飲みに行ったため読書が完了しなかった。(←これは事象の詳細)
5月3日　前半4時間の出来高を計測する。
　　　　　　3日前半の出来高が予定の1/4の半分の1/8だった。
　　　　　　出来高は予定の1/4の半分の1/8だったが、精度を得るために後半を計測する。		 5月5日
2 プロマネ本の読書が遅れている 2015年5月3日 ワタシ 2015年5月4日 カノジョ 5月2日　プロマネ本を選べず予定完了日を超過した。
5月2日　プロマネ本に対する期待を確認し、有識者から書籍選びのアドバイスを得て選択する
　　　　　　アドバイスをもらうことにした		 ＿


案1でも2でもどちらも費用な情報を持つことは可能です。課題一覧としての使い勝手、課題一覧のフォーマットを差し替えるとなったときの運用ルールや変更後の操作手順の増加などを考慮して選択する必要があります。その際は、課題一覧を記録するツールの特性を合わせて配慮しなければなりません。

案 メリット デメリット
案1 項目を足す必要がない スプレッドシートのフィルタ検索が条件検索(完了を含むなど)となり操作が煩雑になる
(日付と完了のキーワードなどの)表記の統一が必要
案2 スプレッドシートの場合、フィルタで完了済/未完了のステータスで絞込みができる 課題一覧を大規模プロジェクトで使用している場合のフォーマット変更はコストが高い


スプレッドシート、excelなどではファイルが利用者ごとに再利用される場合、再配布の手間があります。Webアプリ上でのチケットシステムを利用する場合は、再配布は必要ありませんが、完了日を追加するタイミングですてに完了している課題の完了日の登録を誰がどうするかなどの決め事は必要です。