「この業務は彼・彼女しかできません」という状況は誰のメリットにならない

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理想のチームは、チームの目標をメンバが率先して共有して理解して、目標を設定して目標を達成するための活動に取り組むことです。

たぶん、誰もがそうすればいいことは言われれば「当たり前だ」というけれど、自律して実践しているメンバは数える程しかいないのが現実です。であれば、どのようにしてチームの業務を目指す運営状態にすれば良いでしょうか。

業務を再定義する

チームが担う業務の範囲を再確認し、チームが責任を負う業務の定義をし直します。わかっているメンバは暗黙でわかっているかもしれませんがそれはこれまでわかっているはずの業務を担当していたからです。

チームであれば、誰がやっても同じ業務の結果を得られることが理想であり、目標になる姿なのです。

バリューストリームマッピングなどの手法を使い、業務を可視化しましょう。

業務の依存関係を知る

業務を可視化すると一つの業務には必ずインプットとアウトプットがあります。業務の活動をしているということは何かしら生産的な活動をしているからです。生産するにはリソースが必要ですし、活動には目的があるからです。

チームの業務を担当制を進めすぎてしまうとチームの一部分しか業務を担えないメンバを作ってしまいます。そのようなメンバは自分が担当する業務だけは知っていても業務の繋がりを知ろうとしたり、気にかけたりすることがなくなってしまいます。こうした間違った組織の文化はチームの誰もがチームの業務をしても同じ結果を得られるというチーム像から遠ざけてしまうのです。

自分の仕事にさせない

「この業務は自分が担当です」「この業務は彼・彼女しかできません」という状況は、業務が属人化している明確な証拠です。

誰もがチームの業務を行い、同じ結果を得られるというチーム像を目指すなら仕事に対する縄張り意識や専門家にしてはいけないのです。

そのためには業務を人的に冗長化することから始めます。冗長化するためには業務の言語化による情報化を進めなければならず、その結果、情報共有が奨励されなければなりません。

誰がやっても同じ結果を得るためには技術移転も推進される必要があります。

メリット

チームの業務を誰がやっても同じ結果を得られるということが徐々に実現されるとこれまで業務を休むことについての心配事が無くなります。

なぜなら、チームのメンバであれば誰が作業をしても同じ結果が得られるように人的な冗長性が得られる仕組みが構築されているからです。

休まなければならないときに休めるという安心感がメリットでなくてなんでしょうか。