“勝負はイカに準備するか”ということを知らない

なんか、物々しいタイトルだけど、勝負といっても、プロジェクトを上手く回す、という意味で。
言い換えると“プロジェクトはイカに準備するかということを知らない”と言うことです。

会議資料の準備がいつもギリギリ
上手く回らないプロジェクトが上手く回っていない理由は、いろいろなことがあるけれど日常的な作業の中にこそ、将来トラブルの火種となる予兆を知ることができる。
その一つが、会議資料の準備だ。
「え？」と思うかもしれないけれど、会議資料の準備を振り返ってみよう。
プロジェクトのスキームは千差万別だけれど、顧客へアウトプットを納めるプロジェクトなら、会議体を設けることは珍しくないと思う。
組織間の会議体になると、出席する人のスケジュールを都度調整することは至難の業になるので、事前に開催スパンを決めておくようになる。
会議体は定例会議になって、会議目的に合った資料を準備し、会議の成果を確認する。
その会議資料の準備が余裕を持って準備できているならここでは問題にしないが、もし、いつもギリギリならどうなんだろう。
こんなことは考えられないだろうか。

何か問題があってギリギリ？
ギリギリになって揃う資料は、内容に抜け漏れがあったりしない？
何かトラブルが起きていて時間が割けなかったりしていない？

問題なのはどっち
問題なのは、トラブルでも問題があるわけでもないときの方だ。
それは、日常の作業自体が上手く回っていないことでもある。
なぜなら、先に書いたように決まった日時に開催する会議の資料が揃わないからだ。
会議の資料準備一つで何が問題なのだろうと思うかもしれないけれど、些細なことほど、将来トラブルを招く一つの兆候だと思っている。

目に触れる会議資料ほど“信頼”を失いやすい
定常的な“会議”の資料の準備が出来なくて、なんで、日常の作業が段取りよく進められるのだろう。
どちらも同じように大事なものなのだから。
特に会議では、資料の内容、説明を直接顧客とコミュニケーションをとるためのツールになるのだから、それの準備が不十分だとしたら“信頼”は、準備不足の積み重ねていつか失ってしまう。
一度失った“信頼”の回復は、簡単には回復できない。

ツマラナイと思うかもしれないけれど
たかが会議資料と思うかもしれないけれど、一つひとつの作業がアウトプットを構成していく。
ならば、ソフトウェアを作るように会議資料も準備をして、会議に臨む必要があると思っている。