「進捗どうですか?」「ダメです!」を回避するのは朝会しかありませんでした

みなさんは、プロジェクトチームの進捗会議や情報の共有や個別検討テーマのミーティングをどうやって運営していますか。
良くあるパターンは、週次の進捗会議で

“プロジェクトマネージャがひとり一人の実績と予定を尋問のように訊くので、仕方がなく状況を説明している”


になっていたりしません?
で、週次でやっているのでね、確認するタイミングが1週間ごとですから予定しているタスクが終わってないとちょー焦るわけです。プロジェクトマネージャが。だから、終わる予定としたものが終わってないと

「なんでもっと早くいってくれないんだよ!」


とか言われちゃうわけです。それはさぁ、メンバから見たら

「報告するタイミングが週1回ジャン?」


と言いたくもなりますよね。だって、週次だもの。プロジェクトマネージャの立場からいえば、いや、エンジニアの立場でも、予定の作業に「支障がありそうな時点で相談してよ!」って思いますよね。そんなことは誰でもわかっているんじゃないですかね。困ったことがあったら相談するっていうことは。


でも、出来ていないということは言い難い環境なんでしょう。そういった環境を作るのも、相談しやすい環境を作るのも、どっちの環境を作ることができるのもプロジェクトマネージャなんですよ。


朝会がいいわけ
朝会がいいのは、毎日やるからです。ま・に・ち・に。一度、朝会のメリットを味わえば、もう、週次のミーティングなんてやってられません。だって、共有される情報の鮮度が違いますもん。何か問題があっても抱えたまま変に忘れることもないです。だって、問題があれば翌日の朝会では困っていると言えますからね。


大体、プロジェクトが佳境になったときとか、トラブルが発生したときとかは、自然と収拾がつくまでやっているんですから。だったら、毎日やればいいんですよ。


朝会では3つに絞って情報共有します。

1)昨日の実績   完了基準にそって終わったかどうかを判断する。途中の場合は、着手前に合意した手順のどこまで進んでいるかで共有する。
2)今日の予定   どこの手順まで進むのか。空き時間があるのかどうか。
3)困っていること 担当しているタスクの進捗で困っていること。なんでも。何に困っているかを共有して終わった後誰と相談するかだけ決める。


もう一つ大事なこと。

“15分で終わらせる”


これ大事。週次の進捗会議を毎日やることにしてそれを週次の進捗会議と同じ時間掛けてやってはダメです。兎に角、時間で切る。これ大事。慣れるまで時間オーバーするけれど、みんなで時計を気にしながらやるんです。パッと終わらす。状況説明に入ったら、周りが止める。そのくらい時間を厳しく運営するんです。


だから、情報共有は、時間を別にして、いや、前後でもいいけれど朝会の始める時間になったらやめるんですよ。朝会の時間は固定しておくんです。


朝会は朝がいい
朝会は、開催する時間で昼会でも夕方の夕会でもいいです。でも断然、朝がいいです。朝。仕事を始めて時間が経てば経つほど、情報も割り込みも入ってくるので迷いも出ます。


迷いが出れば、状況を“自分が理解するために周りに話したくなる”ものです。それを、朝会でやられては困ります。何せ、“15分”できっていますからね。


ワタシもメンバが昼会がいいと言うので一時期昼会を試しましたが、昼会でも時間に合わせて集まれないんですよ。一日の仕事が始まっているので電話を掛けているとか、前のミーティングが終わらないとか、予定している作業に集中しているとかで忘れちゃう。


そうした昼会でのメリットがないことが分かった時点で直ぐに朝会に戻しました。こうした試行錯誤もやってみないとわからないものです。


困ったことは朝会でいつだれが相談するかだけ決める
昨日の実績、今日の予定、そして、困っていること。その困っていること、は、

1)何に困っているか
2)相談相手は誰が適任か
3)いつの何時に場を持つか


だけ、決めます。「後で決めましょう。」といって決められるのは、それを覚えている人がいるときだけ、です。そして大概忘れてしまうのです。だから、その場で、ばの設定だけを決めておくんです。


朝に、朝会やりましょう。