メールが1日に300通も来るプロジェクトとほとんどないプロジェクトのどっちが正常なんだろう

プロジェクトの規模にも依るのですが、これまた昔に経験したプロジェクトはとてもメールが多かったのでとても印象に残っています。何せ、日中は200通以上のメールが飛んでくるし、夜11時まで仕事をしていても翌朝には100通超のメールが届いているなんて普通でしたから。

この出だしを見てご想像されたとおり、このプロジェクトは規模が大きいのはもちろんのこと、情報の伝達に関する統制がまったく取れていませんでした。一方、構成管理ツールはプロジェクト内で共有されていて、文書などはそこに入れて共有されていたので必要なものは必要なものとして「整っていそう」な感じです。でも、何かがかけていました。

まったく別のプロジェクトで、こちらはほとんどメールが飛んできません。プロジェクトチームで共有するメーリングリストがあるにもかかわらず、です。このプロジェクトは正常なのでしょうか。

300通超のプロジェクトではどうしていたか
一晩、いや、深夜に100通を超えるメールが来るんですね。帰る前には捌いてメールのinboxは大事なメールだけ残しておいて、翌朝、それも早い時間に来ているのにも関わらず。これが毎日ですから。あーそうそう、さすがに最終工程の試験局面になったら減りましたが。

朝、仕事場にきます。PCの電源入れます。メーラー開きます。ドバーって受信箱がスクロールします。はい、100通越え。さて、どうするか。どうせ日中、いやいや帰る前までにあと200通は着ますから。と、達観しつつも夜のうちのメールを捌いてしまいます。パッと開いて資料作成などのお願いメールなら〆切のなる早なら赤色のタグを、多少稼働日が先の〆切ならオレンジ色のタグを、トラブルやら危ないメールは紫色のタグをつけてインボックスに残しつつ、それ以外はプロジェクトのフォルダにパカパカ放り投げていきます。

集中していればあっという間に100通なんて仕分けはできますからそれであとはその〆切から前にさかのぼって手を付けるものと「放置」しておくものに更に分別したりします。放置するのは依頼自体が意味不なヤツなので聞くだけ手間なので処理できるものを処理してから。まぁ、ほかの人にも依頼が同報されていればそっちから問い合わせが行くでしょうから他力本願でいくわけです。

300通超のプロジェクトは何が問題か
メールオリエンテッドなプロジェクトでの情報共有は、あて先に入っていなければ伝わりませんし、メーラから故意、不注意によらず削除してしまえば手元に残りません。そんな環境下できわめて重要性が高く特急で対応してほしい依頼なんて確実にできるわけがないです。

構成管理ツールがありましたが構成管理ツールがゆえにアクセス権限とか資料ごとの「保管場所」を知らないとどうにもたどり着けないです。ましてや後から参画するメンバにとってはその構成管理ツール自体がリポジトリの樹海のようなものですから「あるのは知っているけど見たことない」ってなものです。

1日に300通超のメールが飛ぶプロジェクトで必要だったものはプロジェクト専用の掲示板です。トップのURLさえばら撒けば情報のロスを気にせずに広報ができたり、アクセスが必要な構成管理ツールの置き場にたどり着けることができるのに。もちろん、掲示板自体もメンテされなければアレですけど、メールを飛ばすときに書くか、連絡先をロスって後の始末をするのとどっちがいいか選んでもらえばいいのです。

メールがほとんど飛ばないプロジェクトは何が問題か
じゃあ、まったくメールが飛ばないプロジェクトは正常なんでしょうか。ワタシの経験からだとこのプロジェクトはとても危険な状態にあります。さらに進捗報告も提出していない場合は、送球に誰か現状を把握させるために投入したほうがいいです。あくまでも、現状把握のため、ですよ。プロジェクトの仕事やってはミイラが増えるだけなのでゼッタイだめですから。

どっちが正常かと聞かれればどっちも異常です。ただ、300通超のプロジェクトのほうがまだマシ、な程度です。情報の欠落の可能性は棚に上げて、ですけど。