進捗会議での３人目の役割をどう設計するか

昨日のエントリでは進捗会議の報告を誰が聞いているのだろう、として取り上げました。

そのエントリでは、

簡単なことで、報告者の作業の報告から、未来に起きるケースを複数想定して、そのその備えができているかを確認すればいいのです。

とリーダ、又は、プロジェクトマネージャは進捗会議を設計して、チームにインストールすれば良いか、をの目的を書きました。

でも、目指す進捗会議はここまででは道半ば、です。

待っている報告者

プロジェクトマネージャと報告者。この二人の役割は昨日のエントリで書きました。でも、進捗会議はチームで開く開催要領（＝プロトコル）としているなら、残りのメンバは自分の順番が回ってくるまで、ただ、ぼうっと待っているのでしょうか。

例えば１時間の進捗会議でチームが５人だったら、

・プロジェクトマネージャからの連絡事項（１０分）
・報告者の報告（５０分/５人＝１０分/一人当たり）

となるわけで、報告者の立場で考えると４０分は待ちになります。コストの観点で言えば、５人※４０分＝２００分が生産なく消費されます。

これが事実なのであれば、進捗会議は全員を集めるのはとても無駄なことになりますので、プロジェクトマネージャと報告者の対面でやった方がリーズナブルということになります。

３人目の役割

どのようなチームになって欲しいのか。リーダやプロジェクトマネージャはチームをどうなって欲しいか、チームのありたい姿を実現するような仕組みをプロセスとして設計する必要があります。

では、そのありたい姿が実現した場合の進捗会議はどのような姿なのでしょうか。報告者が報告している間は、黙って待っているのでしょうか。進捗上の障害があり、報告している場面で黙っているのでしょうか。

リーダやプロジェクトマネージャはそこまで考えなければなりません。

チームで働くということ

これも幾度とエントリで書いていることですが、なぜ、チームで働くか。それはプロジェクトはチームとしてスキルセットを満たすことでプロジェクトの目的を達成するように設計しているからです。

であれば、進捗会議でプロジェクトマネージャと報告者だけがやり取りをしていてはチームで働く目的を達成していない、ということになります。

リーダやプロジェクトマネージャは、ありたい姿を手に入れるまでプロセスを修正し続けなければなりません。

それぞれの専門家としての意見を述べる

ありたい姿とは、メンバがそれぞれの専門家として、報告者が進捗上困っているときに手を貸すことができるチームです。

そうしたチームなら、報告者が進捗場困っているなら次の行動をとることを期待します。

・報告者が困っていることの具体的な解決方法を共有する
・リソースとして手を貸す

であるならば、誰かが報告しているときに他のメンバは注意深く報告者の内容を聞かなければなりません。

そうしたことが実践できるプロセス、場の設計をする必要があるのです。