会議をそろそろ機能させて意義ある時間に変えよう
巷では会議は無駄な時間らしいですね。過去のエントリを読んで改善の参考にしてしていただければ幸いなのですが。
何でもかんでも会議と名前をつけているから会議の時間が無駄だと思うようになるし、意思決定に関与する当事者でない出席者にまで出席を要請するから当事者と思っていない出席者は当事者意識がないために会議に集中することができず時間を無駄に感じるのです。
こうした意思決定しない人まで会議に呼び出したり、意思決定に関与して決定事項に責任を持つつもりのない人が出てくるような組織の習慣、つまり、組織の文化を変えるところから始める必要があります。
意思決定に責任を負うかどうかがはっきりしないのは、組織としての分掌がないからです。つまり、業務においてどの部門、役割が責を負うか決めていないことに起因するのです。
スピードを求めるのが今の組織運営の主要な要件ですから、その点から言っても権限分掌が曖昧さはこうした日常の会議という断片で現れていると認識した方が良いでしょう。
さて、会議をそろそろ機能させて意義ある時間に変えましょう。会議を機能させて意義ある時間に変えるためには、会議を招集する主催者の準備と運営、ファシリテーションで意義ある時間となるか無駄な時間となるかに分かれてしまいます。
会議の目的
その会議体を開催する目的です。それをきちんと定義しましょう。何を扱う会議か会議名から明確にしましょう。仕様を検討する場なのか、進捗を報告する場なのか。“何をテーマにするのか”を定義するのです。
主催者の義務
主催者とは定義した会議を開催する権限と責任を負う人です。会議には主催者が開催を決定することで始まります。
通常、主催者は次の権限と義務を担うのです。
- 開催周期の決定 例：日次・週次・隔週・月次・随時
- 開催要領の決定 例：開催周期に基づく日時・場所・出席者(必須・任意)・議題
- agendaの決定と事前配布 例：議題の決定と資料の事前収集・配布
- 議事運営 例：会議を進行する
- 議事録の配布 例：会議での結論の確認と記録の配布
ファシリテーション
会議を機能させるためには運営が会議の目的を達成するように進行させる必要があります。会議に出席してもらう人はその会議開催の定義に合わせた時間だけしか確保できていませんから、その時間内でagendaごとの結論を導き出せるように議事をリードします。
そのためには、会議の都度、会議の目的を周知し、出席者に意思表示を求めることを要請することで当事者意識を植え付ける必要があります。ここで、意思決定に関与しない出席者や意思表示の権限を持たない出席者を排除します。場合によっては、重要な意思決定の権限を持つ出席者が欠席していることが判明したら会議を流会する判断も必要になります。
