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(続)%の進捗報告は何かを隠している

課題管理って割と影が薄いよね、と書こうかと思っていたのですが、ご質問がありましたので補足をしておいた方が良いのかしら、と思ったので続編です。

「トータルではプラスマイナス0でオンスケになってしまう」の部分が%による表現とどう関連するのかが理解できていません。

ここの部分ですね。

2つのWBSがあって、1つが期限3日前に完了していて、2つ目が3日遅れているとトータルではプラスマイナス0でオンスケになってしまうんです。正しい進捗は、3日遅れですよね。

WBS
|計画|□□□□□|

|実績|■★□□□|

WBS
|計画|□□□□□|

|実績|■■■■■|■■■

便宜上、「□=20%」の進捗とします。

また、「納期はWBS1とWBS2は同じ」とします。

WBS1は、5営業日で完了すればオンスケのところを2営業日で完了です。計画以内で作業が完了すると進捗は100%です。120%になったり、160%になったりしません(当たり前ですが)。

WBS2は、8営業日で完了した(8営業日目を★に変えました)とします。

WBS
|計画|□□□□□|

|実績|■■■■■|■■★

 

WBS2の元々の納期は5営業日で、どのくらい進捗しているか不明(ここでは定義していないので)ですが、完了はしていません。
#例の結果から計算すれば5/8営業日なので63%くらいの進捗率だったことになります。

ここでプロジェクトの進捗会議で何が起きているかを想像してみましょう。

PM「WBS2の進捗は」

メンバ「進捗60%くらいです」

PM「いつ終わるの」

メンバ「あと3日くらいです」

 %で進捗会議をしているプロジェクトの進捗会議の風景としてはこんなやり取りをしていますよね。

WBS1 100%

WBS2  60%

と報告していただければ「正直なプロジェクトマネージャだなぁ」 と思うかもしれませんが、現実には

「なぜ遅れているのか」

「アクションプランは」

と問い詰められるのも想定されるシナリオです。

ところで、%で進捗管理をするプロジェクトマネージャは、都合悪いことは誤魔化したいので

  • ある特定のWBSの進捗が芳しくなくて、対策中で先が見えている
  • 進捗は把握できているので報告はいい感じに楽をしておきたい

とか、進捗管理がダメPMなので、

  • ある特定のWBSの進捗が芳しくなくて追求されたくない
  • 進捗は把握できていないので報告で指摘されたくない

としています。

こういった場合、どう心理が働くかというと、プロジェクトマネージャは

WBS2は3営業日遅れて完了するはずだけど、WBS1は3営業日早く完了したので一緒にしたらプラマイゼロでいいや」

と考えてしまいますよね。

まあ、都合よく報告したいので%は関係ないかもしれません。

でも、0−100%の場合は、そうはできません。 

WBS1 100%

WBS2   0%

ですから。

そういったことを書いていませんでしたが、頭に浮かべながら書いていました。そういった意味合いでは、作業プロセスと%を紐付けしていないプロジェクトの進捗は報告者であるメンバはもちろんプロジェクトマネージャ(もそれを集約するので)信頼性は劣りますね。

もう少し書いておくなら、

進捗を作業プロセスで%を紐付けしていないプロジェクトは感覚でしか%を報告していないので何か都合の悪いことがある

と、いうことが言えます。

まあ、作業プロセスに%を紐付けするのは結局0−100%になってしまうんですけどね。

なので、↓につながるのでした。

 

進捗管理で進捗を正しく把握するには

「完了の個数/完了予定の個数」

で把握しないと意味がありません。