最優先事項の片付け方 - 室長のひとりごち

良くある日常
「この課題、今日のミーティングで最優先事項になったので、次回のミーティングで固めて、上に上げよう」
「了解！」
週次の定例会議で検討テーマを揉んでみたら、それの決定次第よっては後続工程への影響範囲が広いことがわかって、最優先で対処しなくては！となることなど良くある日常風景だ。このようなケースの場合、最優先課題のことの運び方によって、後続工程への衝撃度が違うから持って行き方を間違えると死にそうになるので注意が必要だ。課題を最優先としたメンバがプロジェクトチーム内ならまだ内部に限った話しなので融通は利くだろうが、顧客などのステークホルダーが入ったミーティングなら、段取りに細心の配慮をしないとあとでの帳尻合わせが大変になる。

最終形を合意しておく
「この課題、今日のミーティングで最優先事項になったので、次回のミーティングで固めて、上に上げよう」
「了解！」
となったら、そのミーティングの場で上に上げるときの最終形のイメージを必ず合わせよう。資料としてあげるなら、サマリを用意するのか、詳細な説明の資料はつけるのか、サマリのコンテンツのポイントは何なのか、具体的にアレコレソレを大袈裟と思うかもしれないが指差しするぐらいの気持ちで確認するのだ。これを怠ると、次回のミーティングで“コレじゃない”感で空気が充満してしまい、窒息するのは確実だ。その上に、リカバリする時間は涙ほどしか残っていないことを知り、絶望することになる。

我が身を投げ込まない
最終形の合意は要素を決めておくことだから、仔細までは決められないし決める必要はない。要素さえ決まっていれば方向性はぶれないのでそれで良い。次に考えることは、資料つくりの段取りだ。次回が翌週の同じ曜日なら1週間しかない。実作業を考えたら、4稼動日しかないのだ。それまでに持って行き方を間違えたら後続工程に多大なインパクトを与える影響を“自ら生み出し”、その影響に我が身を投げ込むことになる。やる前からどうなるか最悪のシナリオはわかるわけだから、それは避けたいものだし、避けるように行動するのだ。

最終形イメージ→枠→70%で作る
最終形のイメージは、ステークホルダーとあわせてあるし、実作業日は4稼動日しかないのもわかっているし、このテーマの成れの果ての衝撃度は大きいから、兎に角、早く形にして固めていく必要がある。最終形のイメージは固まっているから、次に手をつけるのは、最終形に持って行きたいイメージから、枠を導くことだ。枠を決めることが出来ればあとは必要な情報を充足していく。段取りとして、次回のミーティングで固めるという合意形成しているので、次回に持っていく資料の精度は100%である必要はない。もちろん必要なことは、過不足ないようにすることが必要だが、過度な仕上がりにする必要はないのだ。70%くらいの出来を目指そう。70%をクリアすることを目指すことは、30%は調整の余地を残すことでも有り、次回のミーティングでコントロールできる程度の自由度をシェアすることでもある。
いづれにしても、早く形を決めてしまうことが大事なのだ。