忙しいワタシがやっている効率的な5つのタスクの片付け方

とっても忙しいです。はい。朝は早めに出て、帰りはいつの間にか23時過ぎが定時です。ううん、おかしい。そんな難しいプロジェクトじゃないとも思うんだけどな。そんなこんなでも忙しくなる前と変わらずに平常運転を維持するにはそれなりに効率的にタスクを片付けたいので、こんな5つの工夫をしているのす。

ポストイットはいつでも使えるように手元におく
やらないといけないもので、記憶では忘れてしまいそうなものは、ポストイットにさらさらと書いて机にべたべたと貼っておきます。四角のポストイット、半分のポストイット、1/4のポストイット。それを机の上に置いておくんです。で、電話とかメールとか会話で忘れちゃいけないコトをポストイットに書いておく。

キーワードは、後で思い出せるように。
日付は、due date。

たったこれだけで備忘になるのでとっても助かる。で、終わったらベリベリと剥がしてポイです。Doneしたわけです。すっきり。

モノづくりのタスクはチケットに
ドキュメントの更新、提出物の作成、レビューの日程などなど、何かを作る為のアクティビティは、tracのチケットにいれてタスク管理します。メンバが自分のタスクを見やすいようメンバ別のビューを作ったり、工程別でグルーピングしたビューを作ったりしてアクセスビリティのハードルを下げます。

タスクごとに閲覧するドキュメントなどの情報や、検討資料や成果物はsvnにおいて、そのリンクをチケットに貼っておくことで、兎に角、tracに行けば情報があるという場を作り出しておくことで、相互にメリットを享受できるしくみをつくることが大事です。

ちょっとだけ考える
チケットに登録するタスクのうち、自分が担当するものはそのタスクを担当したらすぐに“ちょっとだけ”考えるのです。まぁ、話を持ってこられたらそのときの会話の中で、が正解かもしれませんけど。

そのタスクでアウトプットするつもりのモノのざっくりいたイメージだけは考えます。そうしないと作業量の見通しが立たないので、due dateを守るなら逆算して何時から手を付けないといけないのかわからないですから。

アウトプットというか、成果物というか、これから作るモノの稜線がわかるくらいまで、を考えます。それで、オーダ元と会話できるなら会話してずれないようにしておくのです。ある意味、アンカーにもなりますね。

思考は紙の上で
ロール的に何も設計しないかと言えばそんなことはなくて、人手が足らなければ、とかメンバのスキルを眺めてみて、とかテーマによって判断材料はあるのですが、ワタシが整理しちゃた方が早いものはあるわけで。

で、情報を整理するにしても、課題を整理するにしても、頭の中で、整理しようとするモノの最終形態までを考えることはしないです。最終形態になるだろうモノのぼんやりとした稜線くらいまでイメージ出来たら、紙とペンで頭の中でイメージとして思い描いた稜線を書きだしていきます。

必ず、稜線や枠という大きな塊で紙を区切っていく感じです。決して、仔細からは積み上げたりしないです。それをやると破たんするから。

成果物は受け取る人の目線で見直す
いくら立派に書けても、洗練されて作り込んでも、引き取ってもらえないと意味がないです。なのでセルフでレビューをするときに、作った人の独りよがりな目線ではなくて、受け取る人の立場で見てみるのです。

そんな、急に、思考が切り換えられないなら、帽子を被りなおすようにアクションも入れてみると効果があります。引き取り先の人になったつもりで、色の違う帽子を被るのです。

あの人なら、どこまで仔細を見るか。チェックを入れるか。専門的なところがわからなかったらどこを重点的に見るだろうか。そう考えるのです。