目的がある会議はとてもスリリングなんだよ

何を言っているのかと言うと、出席する会議で何らか自分の達成したいこと、例えば、承認してもらう、合意形成する、ピンポイントにあの人に何かして欲しいことを承諾してもらう、などなどが腹案があるとその目的を達成することが会議の出席のモチベーションになるのです。そして、その目的を達成できるかどうかが会議に出席するために先払いするリソースに対する価値である、と言えます。

その目的は具体的か
会議でなんらか意思決定したり、合意形成したあとの状態がどれだけ明確か、具体的になっているかがとても大事なんです。なぜかというと、その目的の具体性を欠いて曖昧にしてしまうと目的を達成したと思ったら実はそうではなかったり、勘違いして間違った意思決定をしてしまったりするからです。

勘違いしたり、誤った意思決定をする要因の一つに自分のプライド、感情が大きく存在します。ほんと、この２つは目的があるときにはとても邪魔をします。その会議の時間だけはプライドと感情には蓋で閉じ込めておくことです。そうしないと目的を達成することは難しい。だから、それを排除するために自分の頭のなかを具体的な目的だけにしておかないといけないんです。

ではどのくらい具体的でないと拙いかというと、目的が１つに絞りきれているか、ということです。あれこれもは議事を進行する際に散漫になってしまうしまいますから。

慣れて上手な人なら、複数の目的を優先順位をつけて順番に同意を取り付けたり、包括的に言いくるめることもできるでしょうが、初心者は火傷をしてもしょうもないのでひとつ一つやっていくほうがいいです。

議題として取り上げられるか
なにせ、その目的を達成するためには議題にエントリしてもらわなければなりません。議案に掛けられなければどうしようもないです。附議する準備する時間を確保できるかも見切れなければなりません。

とはいえ、目的には適切なタイミングが必要なのも事実です。準備ができないからと先送りしてはタイミングを逸してしまいますよ。腹を括りましょう。

キーパーソンは出席するか
当日になって意思決定する人がいなかった、なんてなったら単なる前説にしかなりません。意思決定する人が出席するかどうかは大切なことです。なので、議案にかけるときに事務局なり会議のコーディネータに○○さんにご了解いただきたいとそっとつぶやいて日程調整をしてもらうことも必要なことかもしれません。

もちろん、誰かに物を頼み込むのであれば、その頼み込む人が出席して公開処刑じゃない、お願い（はあと）と意思表示したほうがいいです。欠席裁判になると不満が生まれやすいですから。

議事を誘導するいくつかの方法
会議のファシリテーターがいればその人が仕切るでしょうが、主導権をもらえるのであればしっかり奪ってコントロールするするほうがいいです。でも、誰かの後ろからリモコンを持って誘導するするケースが有効な場合もあります。

リモコンを持って後方から誘導する場合も、先に前に立つ人とグルになって流れを巻き込む方法もあれば、それはせずに間接的に誘導するけーすもあります。後者の場合は、その場までに前に立つ人に対してその目的が共通の課題と認識しておくことが先行のタスクになります。

でですね、この誘導する方法もシナリオがないと思わぬ方向に進行してしまう可能性があるのでシナリオは大事ですよ。事細かなシナリオよりは、方向性、ポイントを絞っておくほうが意識する数が減るのでいいでしょう。

実際には、頭の中には目的の他に、目の前の発言を理解した上で適宜誘導をしなければなりませんし、シナリオと合っているか誘導の修正が必要ではないかとやることがいっぱいですから。

おさらいもしましょう
目的が達成したと思って気をぬくのはまだ早いですよ。合意形成したり、意思決定が得られたら、念押しをしておきましょう。コンファームしましょう。

今の場で決まったことはこれですね。これはこういった完了条件で期日はいつまでにでしたね、などなど。人は都合の悪いことはすぐ忘れますから。

どうです、なかなかやることが多くてインポッシブルぽく感じるけれど、繰り返せばできるようになります。そして思うように進まないことがスリリングに感じられたらすっかり腹黒ですよ。