議事録は文書力を養う大事な機会

議事録を作るのは若手の仕事は本当か
経験を積んで中堅あたりになると忙しいと議事録をとることを嫌がるエンジニアがでてくる。
本当に忙しいのかどうかはWBSの予定と実績の較差を見れば一目瞭然なのだが、兎に角、当のエンジニアは頑として逃げまくる。
都合よく若手がいると、その鉢は若手に回ってくる。
プロジェクトマネージャやリーダのエンジニアは、若手の育成も兼ねられるから若手に議事録を押し付けることになる。
でも、それって本当に若手の仕事なのだろうか。

確かに右も左も知らない若手に会議に出席をさせて、言葉がわかるように会議をとおして経験を積ませさせたり、顔を覚えてもらったり逆に覚えて後々の仕事のしやすさを得るための目的もあって、一石二鳥も三鳥も狙おうとする。
でも、本当に若手に議事録を取らせることが良いのだろうか。

若手に押し付けるのは議事録を書けないからでは？
経験を振り返ると、ベテランも中堅のエンジニアも微修正で“提出できるレベルの”議事録をほぼ一発で書ける人に会った記憶がない。
議事録ばかりではなくて、障害管理(バグ)票も同じだし、ましてや障害報告書をテンプレなしでスラスラ書ける人は本当に一握りしか見たことがない。
議事録と障害報告書は書く機会が違いすぎるので比較は適当ではないのであれば、なら、若いころに書かされたであろう議事録は経験を積んだ今なら2時間の会議なら30分もあれば書けてしまうのはないか。
逆に言うと、議事録を短時間で書き切るための聴く力と聴きながら要旨をまとめる力を持ち合わせていないのではないかと疑ってしまう。
さて、そうなのかそれとも書ける力を持っているから、その訓練の機会を若手に譲っているのだろうか。

定期的にある議事録は文書力を養う大事な機会
議事録は、課題の共有や決定事項、判断経緯など会議体の主旨に沿って大事なことを記録する。
その表現は、てにをはから、会議体の出席者や組織の文化によって、言い回しも変わってくるし、書き残す言葉も選ぶ。
その点だけでも、会議に出て、出席者の発言をまとめ書き残す機会はとても貴重だ。
たとえ、若手に議事録作成を任せるにしても、同じ席に出ていれば、自分の訓練のために議事録をとることができる。
この機会を逃すのは持ったいない。
中堅やベテランのエンジニアで議事録なんてと思うなら、聴き取りまとめる時間をいかに短時間でアウトプットできるか挑戦すればいい。
都度違う内容を聴き取りまとめた上で、短時間でアウトプットするのは相当訓練しないとできるようにならないし、できたらうれしいものだ。

若手に任せるとしても、若手が議事録のドラフトを書き上げたら、その“自分の訓練のための議事録”を渡すのもよいだろう。
それで若手に文書を書き取らせ、まとめさせる力を育成する訓練として十分だ。

あと歳を取ると、記憶の容量が極端に減る。
それを機会のあるごとに書き記す訓練をすることで何とか維持できるような気がする。
そんな効用もあるので、機会を逃さないように頑張ってほしい。