会話をするにしても、準備は必要です
プロジェクトで別組織の人とコミュニケーションをとるとき、やっぱりメールが一番手っ取り早いので使いたくなるものです。でも、それはちょっと考えた方が良いです。そのメールの大したことがないと思って選んで書いた言葉が余計な余波を生むかもしれないからです。
それはメールでははかり知ることが出来ないもので、それは、声や顔でしか感じ取るほかないからです。
だから、メールで伝えることが大事なことなら、すぐに、電話することです。大事なことほど、電話する。「メールしたの、意味ないじゃん?」って思うなら、それは間違い。メールはあとで役に立つかもしれない“エビデンス”になるからです。
で、メールしたあと、すぐに電話するとするなら、メールを送る前に伝え方を考えておかないといけなくなります。そりゃそうだ。電話を掛けるときになって何を伝えようと考えているようじゃ、電話が繋がったらしどろもどろになっちゃうもの。
でも、メールでは伝えられないニュアンスやメールで伝えたけれど、書いていなかった前提とか、伝えるにはちょうど良いものです。メールをしても、それが大事なことなら電話する。電話するのは面倒だけれど、メールで伝わらないことを放置するよりナンボもいいです。
で、電話するぞ、って思うとメールも話しやすいように、と気を付けるようになるんです。だって、わかりにくいと自分だって伝えるとき躓いちゃうもの。結果、推敲しようとするわけです。メッセージのリファクタリング。
でもメールで済ますより何倍も伝わるし、もめ事を減らす方法でもあるんです。