議事録作成を若手にやらせておくなんてもったいない

プロジェクトで議事録作成をする仕事はついつい若手のメンバにお願いしちゃう、というか手間に感じて押し付けてしまっていることが多いかと思いますが、とか、さらり書いていますが別に嫌味ではないので気にしなくて結構ですよ。

最近、議事録の仲間のような報告書を書くことが増えたので、改めて書きながら報告書(議事録)を書くことや他のメンバが書いてきた報告書に赤書きを入れるのが好きだな、なんて思ったんですがもしかすると変態さんなのでしょうか、ワタシ。

でもね、こんなことをピックアップしたらあなたも議事録を各担当になりたいと思うかもしれないなぁ、と。

議事録を書くメリット：文章力が身につく
議事録を書けば参加者に配布しなければならないし、議事録案として配布するとコメントが飛んでくることもあります。それって実は複数のひとからレビューを受けられる機会を自ら作っていることになるんだなぁ、と。

てにをは、は勿論のこと、要約、体裁などについても見てくれる人は見てくれますから。それを適宜自分の文章力として取り込めば結果的に文章力が身につきますから。

議事録を書くメリット：沢山の人と顔見知りになれる
会議の規模に依りますが、議事録作成後に配布する際に送付先を知らなくては配付することすらできません。そうすると誰がいたか、連絡先は、などなど知ることになり、先方もこちらから議事録が届いて来るようになると何とはなく顔と名前を憶えてくれるものです。

議事録を書くメリット：書くスピードが速くなる
会議が終わった後に何日も間を開けてしまうと記憶から確実に失せます。キッパリと言います。忘れます。とは言え、他のタスクもあったり、会議がいくつも続くと記憶自体が混ざってしまうかもしれません。

そうならないようにするためには、終わった直後の30分でも議事録を作ってしまうことです。慣れればホント、30分くらいでできるようになります。1時間あれば余裕に作れるようになります。

議事録を書くメリット：ボッキャブラリが増える
会議での決定事項、検討課題、宿題を要約して記載するわけで、そうしたことは出席者の誰かが発言するのをキーワードはそのまま、冗長なところは削ってまとめます。その纏める際にも何度も同じ言葉を使うよりは、発言者の言葉をうまく取り入れて表現する方が出席者が記憶から思い出しやすいのでそうする方が良いです。

そうして発言者の言葉を使うということは、自分の普段使いではない言葉に接するようになり、普段使いでは使わない言葉に慣れ親しむことが出来るようになります。そうしたことが一つの事柄を表す言葉を複数持てるようになるなど、ボキャブラリ、語彙を自然と増やすことが出来るのです。

議事録を書くメリット：情報のハブになれる
議事録を作成するには会議に出成る必要があります。必然的に情報のハブになることが出来るわけです。そう、情報通ですね。ドヤ顔で情報通の顔をしましょう。

議事録を書くメリット：発言を聴きながら要約できるようになる
議事録書きも会議に出ていると発言者のコメントを聴きながら自然と要約できるようになります。これはあとあとの顧客との打ち合わせの場で要件を聴きだしたり、仕様についてコメントを聴きだすときに発言の本質に気付けることができとてもレベルの高いアウトプットを出すことが出来るようになります。普通の人は割と出来ないので１から１０までメモをして大変な思いをしているのです。

ほら、議事録取りや議事録そのものを取る仕事を若手に押し付ける理由がわかったでしょうか。面倒くさいからやらせているんだけじゃないんですよ。
＃多分ね。