口頭の補足が苛立たせる理由

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あるチームの進捗報告を毎週聞いているのですが…でてくる情報は、荒いメッシュのガントチャートと遅れているカミナリ線しか情報が記載されていないのです。

まあ、他の他社のことなのでどうでもいいのですが、近々エンドユーザがキレるのではと楽しみに待っています。

報告では書いてあることを伝える

進捗報告はプロジェクトの公式文書です。ですから、報告内容に嘘、偽りがあってはいけません。なぜなら、報告を受けた側が誤った判断をしかねないからです。

第三者が検証できる情報を報告する場で求められる粒度に揃えてまとめ、伝えることが進捗報告の仕事です。

進捗報告をする際には、まずは、その報告書に書かれていることを補足せずにポイントのみ伝えれば良いです。

では伝えるポイントをどう選ぶかですが、計画どおりに進捗している箇所は計画を事前に伝えていれば不要です。報告を受ける側が意思決定の判断をする必要がある事項を進捗報告の記載のとおりに説明すればいいのです。それにより、受け手が判断するのです。

補足は悪手

よく見かけるし、ワタシもやらないとは言い切れませんが、書いていないことを自ら補足の説明をすることは悪手です。

補足説明は、報告内容に対し受け手が質問をしてきた際に、質問された報告内容の追加情報を付け加えるという形式で行うものです。

ただ、報告直前に入手した情報や緊急性のある情報であれば、公式には次回の報告で伝えることを前提に速報としてと断りを入れて伝えるのであれば受け手もそう認識して授受できるので良いでしょう。

なぜ口頭で補足をしてしまうか

ではどうして補足をしてしまうのでしょうか。

端的には報告するポイントを考えずに報告書を作っているところに真因があります。得てして、補足しようとする事項は、進捗に問題があることを報告する側が認識しており、それを負い目に感じ言葉にすることを避けるために報告書に記載しないことから生じます。

一方、進捗状況が芳しくないことも事実で、それをあるタイミングで伝えないとおおごとになった時点で最悪の事態を迎えようなら不信感を買いかねないことも承知しているのです。

だから、補足説明という形で逃げようとするのです。

そんなことをするくらいなら最初からさらっと課題があります、と書いておけばいいのです。大きな問題になるくらいなら危ないかも、とボールを投げてしまった方がいいのです。